RSS
 

Posts Tagged ‘tööriist’

Mis toimub? 5 nüanssi, millega PEAD arvestama tegevuste visualiseerimisel

11 Feb

voodiagrammMiks asjad juhtuvad? Kvaliteedijuhtimises öeldakse, et probleemid on 96% tõenäosusega protsessis. Mis loom see protsess on? Mispärast ta meile kogu seda jama põhjustab ning kuidas seda kontrolli alla saada? Protsesside kaardistamine ja parendamise kohta on materjali küll ja veel. On ka eestikeelset ning küllaltki kvaliteetset.

Julgen soovitada lisamaterjali:


Siin on olulisemad 5 nüanssi, millele ma tahaksin lihtsamate tegevuste visualiseerimisel tähelepanu juhtida:

  1. Ära visualiseeri, kui sulle see ei meeldi. Protsesside visualiseerimine on töövahend, mitte lõpp-eesmärk. Standardiseerimine on vajalik, kuid alati ei pruugi üks või teine visualiseerimise meetod sinule ja su meeskonnale meeldida. Kui leiad, et visualiseerimine sind ei aita, siis pane lihtsalt ülesanded-tegevused üksteise järel kirja. Ma olen näinud absoluutselt kohutavaid voodiagramme, millest isegi nende joonistajad enam päris täpselt aru ei saanud. Sellist jama ei ole vaja.
  2. Pööra erilist tähelepanu otsuse tegemise kohtadele. Otsuste standardiseerimine a’la “Juhul kui auk on kuni 1cm, on kõik ok. Muidu pane praagi hulka.” aitab su operatsioonides tohutult aega kokku hoida. On kohutav ajaraiskamine, kui üks töötaja marsib teise töötaja juurde konsulteerima stiilis “mis-sina-sellega-teeksid”. Konkreetne kriteerium aitab normaalse töövoo säilitamisele kõvasti kaasa.
  3. Protsessi visualiseerimisel lähtu kaardistamise eesmärgist. Miks sa seda teed? Kes seda lugema hakkavad? Kui su peamine eesmärk on näiteks protsessi analüüs, siis detailsuse aste peab olema määratult suurem kui siis, kui valmistad ette töötajatele koolitusmaterjali-kiiret viidet töökohale.  Samamoodi pead hoolikalt mõtlema, kas voodiagramm on parim tööriist ülesande lahendamiseks või on olemas sobilikumaid meetodeid.
  4. Järgi metoodikat. Ma kipun ise aeg-ajalt väga “loominguliselt” metoodikaid kasutama. Ennekõike on minu jaoks oluline eesmärk ja selles ma ka lähtun. Sa pead siiski arvestama, et kui sa jätad midagi tegemata, siis sa pead vähemalt aimama, mis selle tagajärjel juhtuda võib. Maakeeli – algajana aja näpuga metoodikas järge ja ära jäta midagi tegemata, sest sul pole õrna aimugi mis sellele järgneb.
  5. Tee koos meeskonnaga. Kasuta oma meeskonda – veel parem kasuta vajalikke tööriistu ning kaardista seal, kus protsess toimub. Inimesed, kes töötavad protsessis teavad kuidas tegelikult asjad käivad. Reaalsus on märksa parem lähtepunkt kui paberile pandud kaunis sõnad või pildid. Lisaboonusena saad sa kaardistamise käigus teada väga paljudest lahendamata küsimustest ning põhimõttelistest probleemidest.


Protsesside visualiseerimine on väga võimas vahend toimuvast arusaamisel ning analüüsil. Sa pead aga alati mõtlema miks sa seda teed ning mismoodi resultaati kasutama hakatakse. Igale spetsiifilisele probleemile on tõenäoliselt olemas kohandataud spetsiifiline diagramm. Otsi ja sa leiad.

Sarnased postitused:

 

Kuidas panna oma parendustegevused steroididele? Pareto diagrammi võlud

03 Feb

karate löökKes meist ei tahaks suurt hulka probleeme korraga lahendada? Saada kiiret ja põhjalikku läbimurret seal, kus paljud on proovinud aga läbikukkunud? Kas poleks mitte mõnus, kui kliendid ei helista enam oma probleemidega ning sa ei pea käigult improviseerima mingeid lahendusi?  Asi on tehtav, sa pead lihtsalt teadma, millega sa tegeled.

Kuidas aga teada saada, millega sa tegelema peaksid? Üks võimalus probleemi määratlemiseks on Pareto diagrammi kasutamine. Kirjutasin Pareto diagrammist pikemalt, kui rääkisin kuskohast peale hakata kvaliteedijuhtimisega.

Oma olemuselt on see tööriist nagu snaipril on optiline sihik. Iseenesest ta ei tee midagi, kuid aitab su tegevustele anda suuna ning sellega kaasneb tappev mõju. Alternatiiv on tegeleda mustmiljoni asjaga. Keskenduda mitte millelegi, saavutada ei tea mida, protsessi lõpus olla peaaegu sama tark kui selle alguses. Tulemused on kõike muud kui garanteeritud. Aga seda sa ju ei taha.

Diagrammi koostamise juures on meeldiv see, et pole tegelikult mingeid raudseid reegleid. Tee nagu heaks arvad ja situatsioon nõuab. Võid küllaltki erinevast otsast alustada. Saad keskenduda sümptomitele ning neid analüüsida. Saad ka hoida aega kokku ja proovida kohe asuma põhjuseid üksteisest eraldama.

Pareto diagrammi koostamine vastavalt probleemide esinemissagedusele

Sümptomitele keskendudes saad sa joonistada rohkem 4-5 n.ö. paralleelset diagrammi või siis ka ülema ja alama astme diagramme. Natuke lähemalt.

  • Paralleelseid diagramme on mõtekas joonistada siis, kui sul puuduvad igasugused ideed, millest probleemid põhjustatud on. See on töörikas moodus, kuid sisuliselt 100% kindlad tulemused. Võta kõik oma probleemid ning hakka tegema diagramme iga tunnuse (sümptomi) kohta.
    Kuskohas defekt fikeeriti? Kuskohas tootel defekt asub? Kes avastas defekti? Milline toode see oli, millel defekt oli? Mis värvi see toode oli?
    Mida rohkem sa andmetega mässad, seda selgepiirilisemaks muutuvad su hüpoteesid. Olles teinud 4-5 diagrammi, on sul tihtipeale piisavalt materjali, et asuda tegutsema või asuda ühte valitud diagrammi edasi lahkama.
  • Alama astme diagramme on mõtekas siis joonistama hakata, kui probleemi põhjus pole ikka veel piisavalt selge või soovid lihtsalt oma suurimaid sümptomite gruppe edasi lahata. Juhul kui sa näiteks teed mänguautosid ja oled leidnud, et üks peamistest esinevatest probleemidest on vilets värvikvaliteet. Tekib küsimus, kas see probleem esineb ühtemoodi nii sinistel kui ka punastel autodel? Kas see probleem esineb ühtlaselt veoautodel ja sõiduautodel? Pane edasi kuni probleem on tõepoolest lõpuni läbi uuritud.
    Nüüd oled sa probleemi põhjusele jõudnud väga lähedale ja rohkem ma andmetega ei mängiks – lõppeks on sul ka elu ja aeg jookseb. Nüüd tuleb võtta oma ülitäpsed hüpoteesid ja minna vaatama, mis tegelikult toimub ning asuda tegutsema probleemide lahendamisele.

Selline lähenemine põhjuste väljaselgitamisse on oluliselt pikemaajalisem kui näiteks ajurünnaku läbiviimine. Selle eelis on see, et peale kogu seda andmetega mängimist jõuad sa põhjusele väga lähedale. Kui sa oled aga põhjusel väga lähedal, siis tõenäoliselt vaev, mis sa nägema pead selle kõrvaldamiseks on üksnes vormistamise küsimus.


Pareto diagrammi koostamine vastavalt probleemi põhjustele

Sul on võimalik vältida suuremat osa seda numbritega mässamist ja ääri-veeri probleemidele lähenemist. On olemas natuke lõbusam ja loomingulisem lähenemine.

  • Võta oma spetsialistide seltskond kokku ja ajurünnaku käigus nimetage kõik probleemid, mida teate või arvate teadvat. Lisaks vaadake sisemisi aruandeid, kliendikaebusi ning mida iganes, mis teile ideede kvantiteeti juurde tekitab.
  • Grupeerige sümtomid vastavalt ühistele põhjustele. Joonistage Ishikawa diagramme, küsige 5x miks või mis iganes muid juurpõhjuse selgitamise meetodeid te kasutada soovite.
  • Pange igale põhjusele skoor – tähtsus ärilistest eesmärkidest lähtuvalt. Kas suur esinemissagedus on oluline? Äkki on oluline põhjuste otsene maksumus firmale? Võib-olla suudate hinnata otseseid ja kaudseid kulusid? Alati on ju võimalik lasta grupil hääletada? Tegelikult mida iganes – otsustage ise ning joonistage seejärel oma Pareto diagramm ning asuge probleemiga tegelema.


Pareto printsiip on üks võimsamaid meetodeid otsustamaks, millega on vaja tegeleda ja millega mitte. Ma ei ole kunagi olnud suure hulga probleemide korraga lahendamise poolt. Ma olen seda proovinud ja leidnud, et 70% aurust läheb tühja. Midagi nagu juhtub ka, kuid enamus ajast on lihtsalt üks tühi töö ja vaimu närimine. Samas pole vähem motiveerivat asja kui tühi töö. Pareto diagramm aitab anda tööle sisu ning see teeb töö asjaosalistele märksa lõbusamaks.

Sarnased postitused:

 

Top 5 tööriista, mis peaksid olemas olema igal kvaliteedijuhil

30 Jan

Kvaliteedijuhtimise tööriistade üldisest teemast korraks kõrval kaldudes mõtlesin nimetada kvaliteedijuhi olulisemad tööriistad. Asjad, mis peaksid olema lähedal või siis kiirelt hangitavad.

Nüüd siis top 5 tööriista, mis teevad kvaliteedijuhil töö tegemise ütlemata mõnusaks:

  1. Videokaamera. Mulle tundub, et teatud kohtades on videokaamera kasutamine märksa kasulikum kui stopperi kasutamine. Inimesed kalduvad olema kohmetud kaamera ees umbes 5 minutit aga kui sa näitad, mida sa filmid ja miks sa filmid, siis üldiselt käitutakse peale mõnngast eputamist päris loomulikult. Stopperiga selja taga seistes muutuvad inimesed ajapikku närviliseks ja see kindlasti mõjutab mõõtmistulemusi.
    Ma ise kasutan Creative Vado kaamerat, mille viletsat pilti trumpab üle ainult tema absoluutselt mõtetu helikvaliteet. Samas see maksis 400 EEKi, pildi peal on detailid eristatavad ja see on kompaktne – pane kuhu tahad või kuhu vaja.
  2. Stopper. Mis on tsükliaeg? Kui kaua meil sellega praegu aega läheb? Kui suured on kõikumised?
    Ma ise kasutan põhiliselt mobiiltelefoni stopperit, eriti siis kui ma tahan inimesi loomulikus tempos töötamas näha. Mobiiltelefoni käes hoides ei kahtlusta keegi, et sa midagi mõõdad.
  3. Tahvel ja vildikad. Võimalus tervele grupile midagi näidata või midagi koos üles märkida on ülioluline. Minu sõltuvus tahvlist ja vildikatest on sedavõrd suur, et ilma nendeta ma olen nagu ühe käega. Võimalus kuhugi kritseldada, see kiiresti maha kustutada ja uuesti teha on minu normaalse funktsioneerimise jaoks hädavajalik.
  4. Post-it notes. Head igaks elujuhtumiks – kas on vaja läbi viia ajurünnakut, teha esialgseid diagramme või protsessikirjeldusi – kollased märkmelehed on uskumatult multifunktsionaalsed.
  5. Clipboard + ruudulised A4 paberid + harilik pliiats. Taskuversioon tahvlist ja vildikast. Kui sa teed töökojas mingit parendusprojekti, siis on 1000 korda parem kogu protsess töö tegemise kohas ära teha. Parendusprotsessi käigus aga võib vaja minna protsess välja joonistada või siis lihtsalt mingite skeemide abil ennast üksteisele arusaadavaks teha. Väga hea kui seda saab teha sealsamas kohapeal, ilma et oleks vaja kuhugi minna.


Boonustööriist

Boonustööriistaks on pedomeeter ehk sammumõõtja. Sul on võimalus saada olulist tsükliaja lühendamist kui sul õnnestub töötaja vajadust liikuda vähendada. Sinu peamine abimees on siinkohal spageti diagramm (mmm… spagetid). Pedomeeter on see tööriist, millega fikseerida “enne” ja “pärast” seisud.


Esiviisikust väljajäänud

Enamuses organisatsioonides arvutita tööd teha ei saa. See ei ole võimalik. Miks ta esiviisikust välja jätta? Esiviisiku tööriistad on kasutatavad seal, kus väärtust luuakse – töö tegemise kohas. Teoreetiliselt on loomulikult võimalik ka arvutiga sinna minna, kuid minu arvates on see küllaltki tülikas ning põhilist tööd kasvõi näiteks protsesside kaardistamisel, ma arvutiga ei teeks.

Arvuti on üksnes selleks, et pärast tulemus ilusaks vormistada. Päris tööd teed sa paindlikumate asjadega.

Huvitav, kui palju muudab tahvelarvutite tulemine kvaliteedijuhtide tööd. Aplikatsioone, millega saab protsesse kaardistada on juba täna olemas. Kas see on parem kui vana hea harilik pliiats ja ruuduline paber? Eks elu näitab.

Sarnased postitused:

 
 

38 ideed probleemi lahendamiseks vähem kui tunni ajaga

26 Jan

Kui mure suur ja lahenduste koha pealt ideid napib, siis tee koosolek. Jeeeee, koosolek!!!! Töötab alati.

Aga sa tee selline koosolek millest kasu ka on – kus keegi ei räägi

Kõlab nagu halb nali aga tegelikult tahtsin rääkida ühest võimsaimast ideede genereerimise meetodist, mida on võimalik oma silmaga näha. 38 ideed on tegelikult selle meetodi puhul vilets tulemus ning pigem näitab minu asjatundmatust seda ettevalmistada ja läbi viia. Ühesõnaga38 ideed ja ürituse võib lugeda läbikukkunuks (peaaegu).

Meetodi nimi on 6-3-5 ja maakeeli tähendab 6 inimest grupis, igaühel ees leht. Viis minutit aega, et kirjutada lehele 3 ideed. Seejärel antakse leht edasi.

Reeglid on lihtsad ja tüüpilised ajurünnakule:

  • Ideid korrata ei tohi;
  • Ideid kritiseerida ei tohi (see ju ajurünnak);
  • Ideid võib kombineerida ja edasi arendada.

Idee poolest valitseb ruumis vaikus, ei räägita, ei kommenteerita.

Torm saabub peale vaikust

Tiia Tammaru õpetas, et ajurünnakust on kõik välja pigistatud siis, kui vaikus tekib kolmandat korda. Senikaua seisa grupi ees, naerata ja julgusta edasi mõtlema. Ära anna alla, vahet pole kui kurba nägu sulle tehakse. Visadus viib sihile.

38 ideed, mida nendega peale hakata?

Nendest saab 2-3 välja valida. Näiteks hääletamise teel – kõik ajurünnakus osalenud saavad valida kolm ideed ja anda neile punkte – kontrastsuse huvides näiteks 9, 3 ja 1. Ellu viiakse need ideed, mis saavad kõige rohkem punkte.

Mina tegin seda aga enne tegin väikese tsensuuri. Ma jagasin ideed nelja kasti, kahe tunnuse alusel – elluviimise keerukus ning elluviimise maksumus. Lihtsad ellu viia ja vähemaksvad asjad on madalalt rippuvad viljad – tee ära ja saad kiire tulemuse. Rasked ellu viia ja palju maksvad asjad võid esialgu kõrvale jätta, eriti siis kui nad ei luba ka intressiga tagasi teenida. Vahepealsed kombinatsioonid – saad ise otsustada, kas nendega tegeleda praegu või lükata edasi.

Vanajumal aga armastab head nalja ning pool aastat hiljem oli 3 ideed 18’st, mille lahterdasime keerukateks ja palju maksvateks, elluviidud. Lihtsatest ja odavatest projektidest oli tehtud tervelt 1 (kokku oli neid ~5). Kuidas see nii läks, ma pole siiamaani aru saanud.


Kui sa tahad 635 blanketti, siis võta siit: 635 ajurünnaku blankett

Sarnased postitused:

 

Andmekogumisvormide erinevad tüübid

26 Jan

Andmekogumisvorme on igasuguseid. Sõltuvalt sellest, mida parasjagu vaja teada on, saab neid ühte ja teistpidi konstrueerida ja kombineerida. Nende kasutamine võib sulle anda informatsiooni kuskohas ja mis juhtub, milline on juhtumiste sagedus, milline on varieeruvus. Vormid aitavad sind ka lahenduste väljatöötamisel.

Andmekogumisvormide erinevad tüübid:

  1. Defekti või põhjuse andmekogumisvorm. Nagu nimigi ütleb sobib defektide või põhjuste kaardistamiseks, et teada saada mis kõige levinum on. Näiteks kui probleemiks on töölehtede ebakorrektne täitmine tööde vastuvõtja poolt, siis võib proovida vaadata, milles kõige enam eksitakse. Küllaltki suvalise iseloomuga näidis:
  2. Andmekogumise vorm esinemistiheduse näitamiseks. See on mõeldud visuaalse pildi andmiseks protsessi varieeruvusest ning keskmistest. Teoreetiliselt saab sellest edasi teha histogrammi ja vaadata ka jaotumist.
  3. Andmete fikseerimise leht. Vajalik siis kui on vaja fikseerida mingeid väärtusi aja jooksul. Näiteks temperatuur, voolupinge vmt parameeter hilisemaks andmetöötluseks.
  4. Kinnitus kontroll-leht (checklist). Kasutatakse selleks, et töötajal ei jääks midagi kahe silma vahele. Sisuliselt pannakse kriitilised tegevused kirja ning töötaja peab igaühe juurde märkima, et on selle teinud. Kriitilised tegevused võivad olla suunatud mingite levinumate kvaliteediprobleemide välistamiseks või siis veendumaks, et ohutusnõudeid on järgitud.
  5. Kontsentratsiooni diagramm. Kõige tüüpilisem näide kontsentratsiooni on näiteks tööohutuse uurimine (muidugi juhul, kui õnnetusi on palju olnud). Võta oma hoone või ruumi skeem ja märgi peale kuskohas õnnetused on toimunud. Kas kuskil tekivad suuremad kobarad ristidest? Suurepärane abimees, kui üks hüpoteesidest on see, et töökeskkond põhjustab mittevastavusi või õnnetusi. See võib olla vilets valgustus, ohtlik trepiaste, müra või jumal teab mis.
  6. “Saateleht”. Väga mitmekülgset infot pakkuv andmekogumisvorm. Tähendab seda, et tootega pannakse kaasa leht, kuhu siis märgitakse igas protsessi etapis näiteks inspektsiooni tulemused. Selliselt vormistatuna annab ta ennekõike informatsiooni selle kohta, kuskohas vead tekivad. Sinna peale aga võib märkida ka näiteks protsessi algus ja lõpuaja ning sa saad teada nii seda, kui kaua protsessi etapid aega võtavad kui ka seda, kui kaua pooltoodang vahepeal “järjekorras” seisis.


Andmekogumisvormid ei ole ainult kvaliteediprobleemide mõõtmiseks. Mina kasutasin esinemistiheduse ja defekti andmekogumisvormide kombinatsiooni oma protsessi tasakaalustamise projekti juures. Mõõtsin protsessietappi kiirust ja samal ajal õnnestus fikseerida ka mittevastavusi.

Saatelehte olen ma kasutanud ooteaegade kaardistamiseks. Checklist on üks peamistest tööriistadest nii töö standardiseerimisel kui ka probleemide ennetamisel. Kontsentratsiooni diagrammi saad lisaks ruumiskeemidele kasutada ka oma tootevisandil – näiteks märkimaks, kuskohas esineb kõige rohkem vigasid.

Võta omale 5 minutit ja tee erinevad andmekogumisvormid omale selgeks – leheke paberit võib su organisatsiooni jaoks olla kasulikum kui 10 raamatut. 🙂

Sarnased postitused: