RSS
 

Posts Tagged ‘Probleem’

Lihtne taktika meeskonnatöö probleemide lahendamiseks

25 Mar

Kuidas liita meeskond ühte?Hirmsasti tahaks muuta-arendada aga on selline tunne, et pole meeskonda kellega teha? Tundub, et su meeskond omavahel infot ei jaga, mingit initsiatiivi ei näita, mingit ambitsiooni ei oma, passivad 8-17 ja siis pastakas kukub?

Inimeste aktiveerimiseks ja käimatõmbamiseks on üks küllaltki lihtne moodus – gruppide ja supergruppide tekitamine.

Grupid ja supergrupid? Mis mõttes?

Asi töötab niimoodi. Iga kord, kui keegi erineb teistest mingi tunnuse põhjal, tekivad grupid. Meie ja teie. Meie ja nemad. Töösituatsioonis on kõige lihtsamateks näideteks kontor ja töölised või siis osakond1 ja osakond2.

Selline grupeerumine on teatud piirini vältimatu ja see viib varem või hiljem arusaamatusteni, vahest ka konfliktideni.

Mis selles siis nii erilist on? Las nad nägelevad?

Teatud piirini polegi arusaamatused midagi traagilist, kuid sel hetkel kui üritad terves organisatsioonis mingit muudatust läbi viia, võivad need lämmatada ka parima idee. Kuivõrd see teema nagu on südamelähedane, siis oletame, et sa tahad kvaliteedijuhtimise süsteemi juurutada või olemasolevat turgutada.

Tekita supergrupp – nipp, mida kasutavad  parimad mõjutamise spetsialistid

Nüüd siis meetodini, mida kasutas näiteks Valge Maja väga edukalt Ameerikamaa inimeste mobiliseerimiseks – tekitati uus supergrupp (“Al-Qaeda + Taliban + kurjuse telg”) ning rünnati uue supergrupina (vabaduse valvurid) Iraaki ja Afganistaani.

Ma ei taha siinkohal pikalt peatuda ega hinnaguid anda, kas ikka oli vaja ja miks tegelikult mindi. Praegusel hetkel on mudel olulisem – tekita uus supergrupp ja liida pisikesed pundid üheks.

Kuidas küll?

Uue supergrupi loomiseks on mitmeid võimalusi. Vaatame mõningaid peamisi kandidaate supergrupiks, mis liidab nägelevad osapooled:

  1. MASU Eestis, maailmas või sinu tööstusharus. Suurepärane argument oma idee mahamüümiseks. Alustad sellest, kuidas ärikliima muutus on mõjutanud sinu firma seisu, edasi räägid mida see seis tähendab töötajate jaoks, juhtide jaoks, terve firma jaoks. Nüüd sõeluvad püksid püüli ja siis on paras hetk välja tulla lahendusega – “enam samamoodi tegutsedes ei saa aga kuulake korraks, mul on üks idee”.
  2. Konkurent. Uus konkurent või vana konkurendi uued trikid on suurepärane võimalus sinu ettevõttes kivid veerema panna. Kasuta ära oma konkurendi jõupingutus ja murra jääd oma ettevõttes nagu noor jumal. Kui sa veel oma konkurentide tegemistel silma peal ei hoia, siis tee seda kohe nüüd ja praegu. Pärast loe mu postitus lõpuni.
  3. Koolitaja-konsultant. Suuremate muudatuste läbiviimise alustamiseks on lihtsaim moodus koolituse tegemine. Siin on üks “aga”.
    Sa ei saa kasutada inimesi oma maja seest isegi siis, kui neil on erialane pädevus olemas. Seda lihtsal põhjusel, et inimene maja seest on kellegi jaoks “meie” ja kellegi jaoks “nemad”. Kui majasisene inimene midagi räägib, siis “meie” noogutab kaasa aga nendega pole ka kunagi probleeme olnud. “Nemad” jällegi arvavad, et “meie” üritab neile midagi uut peale suruda ja kogu asi tundub natuke kahtlane.
    Koolituse väljatöötamisel saad sa välisest koolitajast teha “nemad” ja kõik sinu ettevõtte omad on peaaegu automaatselt “meie”.  Mõningatest olulistest aspektidest, mida sa pead järgima – tee segagrupid ja kaasa kõiki – töölistest tippjuhtideni, kõigist osakondadest.
    Koolitus peab pakkuma uut kõigile. Kui juhtide jaoks seal midagi väga uut ei ole, siis mängige lolli. See on nagunii kasulik harjumus – igalt koolituselt on midagi õppida ning ma väidan, et enne koolitust enesele sisestamine, et oled rumal ja ei tea midagi, on parim moodus koolitusest maksimum võtta.
    Üheskoos uut õppides ning kohvipauside ajal teemat arutades inimestega, kellega sa muidu väga tihti ei suhtle, tekib uus grupp – “meie ettevõte”. Selle energia baasil uusi asju läbi viia on juba märgatavalt kergem ja efektiivsem.

 

Gruppide ja Supergruppide meetodit on suured riigid juba aastatuhandeid kasutanud oma elanikkonna mõjutamisel. Ilmselgelt asi töötab, kui see on läbimõeldud ja planeeritud. Seda on võimalik kuritarvitada, kuid on võimalik ka teha seda, mida on vaja organisatsiooni ellujäämiseks teha.

Kui sul on abi tarvis koolitaja leidmisel või muudatuste läbiviimisel, siis võid alati ka minuga ühendust võtta. Ma saan kas ise aidata või anda soovitusi, kelle poole pöörduda.

Kuidas sul endal muudatuste juhtimisel läinud on? On kerge või raske olnud meeskond käima tõmmata? Räägi oma kogemusest kommentaarides.

Sarnased postitused:

 

Kuidas probleemi defineerides leida firmale 1+ miljonit EEK’i.

22 Jan

Oma kogemuse põhjal julgen väita, et suudaksin igas ettevõttes, kus mitte kunagi pole kulude peale teadlikult mõeldud, vähendada ressursside kulu suuremate probleemideta poole aastaga kuni 50%. Ettevõttes, kus aeg-ajalt on teemale tähelepanu pööratud, võiks oodata tulemust 5-20%. Rahalises mõttes võib see tähendada kümneid tuhandeid või ka miljoneid kroone aastas. Seksikas.

Minu esimene katsetus kuue sigmaga sündis lähteülesandest vähendada drastiliselt kulusid. Kasutades Paretot diagrammi tundus kõige mõistlikum olevat keskenduda ühele suurimale kuluallikale – veekulu. Taustainformatsiooni niipalju, et ettevõttes oli sertifitseeritud keskkonnajuhtimise süsteem toiminud juba 10+ aastat ning oli ka päriselt hoitud toimivana.

Probleemi defineerimine

Asja kallale – veesüsteem oli küllaltki keeruline, kuid mitte kindlasti mitte kõige keerukam asi maailmas. Igatahes päris umbes ja puusalt tulistades ei tundunud kulude vähendamine selles süsteemis võimalik ning proovisin läheneda DMAIC lähenemisega. Esimene samm: defineerimine. Probleemi defineerimine kuue sigma maailmas koosneb:

  • Projekti ülevaate (project charter) kirjutamine. Selle koostamine on küllaltki lihtne, kuid aitab sul edaspidi säilitada fookust. Samamoodi abistas see ühtlase info andmisel kõigile asjaosalistelesee on väga oluline.
  • Kinnita probleem ja eesmärgid. Peamine küsimus siinkohal on, kas probleem on päriselt ka olemas, kas ta on olulie ärile ja sise- või välisklientidele. Minu jaoks oli siinkohas probleemi defineerimine läbi erinevate vaatenurkade kõige põnevam. Äri seisukohalt on väga lihtne öelda, et kasumi suurendamine on oluline aga miks? Kasumile muu funktsiooni leidmine kui bosside suuremad boonused on ülioluline hiljem, kui meeskonnale vaja probleem “maha müüa”. Arvesta ka sellega, et leiad hoopis rohkem huvigruppe kui alguses üldse oodata oskasid – neil kõigil on probleemist omamoodi arusaam ja ka erinevad eesmärgid.
  • Kontrolli üle võimalik rahaline võit. Kindlasti on olemas mingisugune pinnapealne finants- ja operatsiooniline informatsioon, mille põhjal sa saad teha mingeid esialgseid oletusi. See on oluline sellepärast, et inimese instinkt paneb ta tegutsema asjadega, mida ta teha oskab. Alati pole see aga see, millest on võimalik enim kokku hoida või teenida. Veekulu vähendamise projektis oli meil üks n.ö. “lemmiktegevus”, mis tundus kõigile loogiline ja tulusaim, kuid peale mõningat andmete töötlemist selgus, et rahalises mõttes puudus sellel igasugune mõte – kokkuhoid oli võimalik ainult ideaalses maailmas ja ka siis oli see liiga väike.
  • Loo protsessikirjeldused ning määratle piirid. Sinu peamised abimehed siin on SIPOC diagramm ning muud erinevad protsesside kaardistamise moodused. Ideepoolest on see ka hea võimalus joonistada väärtuse loomise kaart (value stream map). Veekulu mõõtmisel kasutasime ohtralt veel tehnilisi jooniseid – kust vesi tuli ja kuhu ta läks. See oli minu jaoks küllaltki kriitiline, sest tegelikult tean ma veevärgist samapalju kui lehm piimaautost.
  • Loo kommunikatsiooni plaan. Täitsa ausalt ütlen, et mingit keerulist plaani polnud – rääkisin n.ö. huvigruppidega pidevalt ja eraldi plaani polnud vaja.
  • Arenda projekti tegevuskava. Pane paika tähtajad, eelarve jmt.


Kuidas kõigest sellest aga reaalne kokkuhoid teha?

Probleemi selliselt defineerides ja täpsustades juhtus nii mõndagi. Peamine väärtus on suhtlemine erinevate huvigruppidega, et teada saada nende perspektiivi. See annab sulle tead hoiakud, mured ning arusaamad probleemist. Seda kõike teades saad sa juhina hakata nende hoiakute muutmisega tööle rõhutades probleemi tähtsust ning seletades lahti mida see teiste jaoks tähendab või siis mis selle äriline mõte on.

Juhtus ka see, et probleemi defineerimise lõppedes oli meil selge kaks asja – kulusid saab vähendada nii üldkulu vähendamisega kui ka veehinna vähendamisega. Veehind selle ettevõtte jaoks sõltus reovee kvaliteedist ning seda sai muuta. Vee üldkulu vähendamiseks oli juba huvigruppidega suhtlemisel ning erinevate skeemide joonistamisel tekkinud 7-8 veekulu põhjuste peamist hüpoteesi, mida me siis mõõtmise faasis kontrollima asusime. Igatahes oli see natuke teistsugune lähenemine probleemi põhjuste defineerimisele kui tüüpiline ajurünnaku käigus Ishikawa diagrammi joonistamine.

Kui kõik hüpoteesid on kontrollitud ja probleem pole ikka vee selge…

Me kontrollisime oma hüpoteesid ja suutsime saavutada mingisuguse piiratud edu, kuid olime seatud eesmärkidest ikka veel kaugel. Me kontrollisime teoreetilist veekulu korduvalt ning kõrvutasime seda mõõdetud numbritega, kuid vahed jäid ikka veel uskumatult suureks. Puudu tuli ka hüpoteesidest – neid ei suuda sa ju ka lõpmatuseni genereerida.

Olles välistanud kõik võimaliku, jõudsime me tagasi sinnakohta, kus ainus loogiline lahendus sai olla üks – meie sissetuleva vee mõõtja näitas aiateibaid. Hüpotees leidis peale mõõtja vahetamist ka kinnitust. Kui suurt kahju oli see aastate jooksul tekitanud ei saa me kunagi täpselt teada, kuid rõhutab siiski väga kenasti mõõteriistade kalibreerimise ohjamise olulisust. 🙂

Defineerimisest üksi jääb väheks

Kuigi ma pean edu saladuseks rahulikku ja põhjalikku tööd probleemi defineerimise faasis, siis samavõrra olulised olid tegelikult ka järgnevad mõõtmiste ja analüüsi faasid. Mis seal salata, ka hilisemad tegevused ja nende tulemite kontroll olid olulised. Kuigi ma pealkirjas puhtalt intriigi mõttes tõin välja defineerimise faasi, siis tegelikult on olulised kõik faasid. Täpsemalt – oluline on, et sa neist ühtegi vahele ei jätaks. Probleemi mõistmine ja defineerimine on aga tegevus, mida kiputakse väga tihti vahele jätma. Probleem on ju ilmselge! Oled sa kindel? 🙂

Sarnased postitused: