RSS
 

Posts Tagged ‘parendamine’

Väljakutse promillides – vahekokkuvõte

07 Oct

Mõnda aega tagasi kirjutasin põnevast pähklist, mis ette sattus.

Vea esinemine pole otsestes kuludes suur, kuid mõjub kliendile ärritavalt ning on pealtnäha “kuidas saab sellega eksida!” tüüpi rumal viga.

Vea esinemise sagedus on naeruväärselt madal. Selget mustrit mitte kuskilt välja ei tule – joonista seda Pareto diagrammi mismoodi tahad. Ma nagu teist varianti ei näinud, kui töötada välja võimalikult palju hüpoteese ning võtta neid vaikimisi tõestatuna. Tõestatuna sellepärast, et andmete kogumine võtaks jaburalt palju aega (1 inimene eksib kord 6 kuu jooksul). Seejärel töötada igale hüpoteesile vastumeede ning loota, et saime juhuslikult ka juurpõhjusele pihta.

Mida plaanisin teha?

Tegevusplaan oli selline:

  • Minna ja vaadelda protsessi
  • Võtta meeskond kokku ja teha ajurünnak. Eesmärgiks identifiseerida kõikvõimalikud põhjused probleemi esinemiseks.
  • Vastumeetmete väljatöötamine.

Mis juhtus?

Sai kokku meeskond, kes varem kaizen-lähenemisega kokku polnud puutunud. Meeskond kuulis esimest korda sellistest asjadest nagu juurpõhjus ning selle lahendamise metoodikad. 5x miks küsimine oli uus asi, Ishikawa diagramm samamoodi. Ajurünnakutega polnud ka keegi kokku puutunud.

Mulle meeldib selliste meeskondadega töötada – saad ise alati hea positiivse tagasiside ning üldjuhul õnnestub ka inimeste maailmavaadet vähehaaval muutma hakata. Õpetada neid nägema veidraid asju, millele varem ei osatud tähelepanugi pöörata.

Mis välja tuli?

Igatahes meeskond tegi peale esimest kohmetust ja hämmingust suurepärast tööd. Peale probleemide grupeerimist ning ilmselgelt mittesobivate asjade kõrvaleheitmist jäi lauale 12 võimalikku põhjust. Nende 12 põhjuse baasil panime kokku 5 punktist koosneva tegevuskava.

Neist 2 peamist olid töökoha standardiseerimine ning kiire, umbes 30-60 minutiline täiendõpe töö tegijatele. Tõenäoliselt peaks vist mingi protsessiauditi süsteemi ka sisse viima jälgimaks, kas ja kuidas vajalikud muudatused ellu viiakse ning kuidas neist aja jooksul kinni peetakse. 2 kiiret lahendust sai ellu viia kohe – tegemist oli kiiret korrigeerimist võimaldavate asjadega. 1 tegevus on fundamentaalsemat laadi ning nõuab juba lean printsiipide rakendamist ning tuleb rakendada kogu protsessi osas. 

Selline jaotus tundub suhteliselt mõistlik ja isegi ootuspärane – paar asja saad kohe paremaks teha, mõni asi saab nädalate ja kuudega tehtud ning mõni asi võib väldata 3-4 kuud. Nuta või naera – alati väga kiireid lahendusi ei ole.

Aga lõpptulemus?

Viimase 2 kuu jooksul meil seda probleemi esinenud ei ole. Rõõmustamiseks ma siiski põhjust ei näe – probleem pole kadunud vaid seda pole lihtsalt esinenud. Rohkem nagu õnne värk. Lõpptulemusest kirjutan, kui näen kindlaid tõendusi, et tehtud tegevused ka endaga soovitud muudatusi on kaasa toonud. Kui on ideid ja mõtteid, kuidas sellise harva esineva probleemiga teistmoodi toime tulla, siis jäta kommentaar.

Sarnased postitused:

 

Väljakutse promillides

28 Jun

Tööd mulle mitte pakkuda, aktsepteerin ainult väljakutseid.

Sedakorda mitte jaanipäeva vaimus, vaid ikkagi kvaliteedijuhtimise juurde jäädes. Igatahes selline pähkel sattus ette.

Pareto diagramm ei too välja ühtegi kergelt hinnatavat mustrit – asi pole kinni inimestes (enam-vähem kõik on võrdsel määral eksinud), toote eriomadustes ega milleski muus, mis oleks lihtne hinnata. Vea esinemissagedus on naeruväärselt madal – 1 tegelane eksib korra 6 kuu jooksul ning tervikuna moodustab praak KÕVASTI alla 1 promilli kogutoodangust. Suure tõenäosusega piisab vea tekitamiseks mingist tegevusest, mis võtab kõigest maksimaalselt 5-6 sekundit aega.

Välistatud on, et seda probleemi saaks lahendada kontrolli suurendamisega – tavaline kontroll nii harvaesinevaid asju kätte ei saa. Välistatud on ka vaatlus – tõenäosus vea tegemisele peale sattuda on naeruväärne. Insener-tehniline lahendus on NAERUVÄÄRSELT kallis ning selle töökindlus on kõike muud kui garanteeritud. Viga tuleb siiski leida ja korrigeerida.

Tegevuskava, mis mul praegu meelen mõlgub:

  • minna ja vaadata protsessi, et tekitada hüpoteese mis võiks teoreetiliselt valesti minna. Küllaltki suur tõenäosus, et ma midagi erilist nii ei avasta aga proovima peab.
  • võtta meeskond kokku ja küsida, mis nende hüpoteesid on,
  • võtta iga hüpoteesi vaikimisi tõestatuna ning lasta meeskonnal vastumeetmed välja nuputada.

 

Sisuliselt puudub variant, kus meeskond probleemi lahendamisest kõrvale jääb, sest nad teavad kõige paremini kuidas asjad tegelikult juhtuvad. Teoreetiliselt võiks ju uurida, mida kuue sigma mehed asjast arvavad, kuid ma ei kujuta ette kuidas statistiliste meetoditega midagi kiiremini või paremini teha saaks. Asi võib ka minu piiratuses kinni olla. Igatahes.

Edu saadab siis, kui suudame defineerida käitumise, mis viga põhjustab. Loomulikult peame seejärel sellest käitumisharjumusest lahti saama või seda muutma. Laserina fokusseerimise asemel peab aga lihtsalt palju muda õhku viskama ja lootma, et midagi jääb laudaseina külge kinni. Loterii-allegrii.

Sarnased postitused:

 

Pideva parendamise 10 käsku

10 May

pidev parendamineKunagi kui sai algust arglikke katsetusi tehtud kaizen gruppidega ning töötajate kaasamisega probleemide lahendamisse üldisemalt, siis sattus näppu põgus artikkel “Kaizen’i 10 käsku”. Originaalartikli asukoht on sedakorda kaduma läinud, kuid leidsin üles mingile kortsus paberile kirjutatud 10 käsku. Seda kortsus paberit ma studeerisin iga kord enne parendamismeeskonnaga enne probleemi määratlemist ja lahendamist. Mis seal siis kirjas oli?

Kaizeni 10 käsku

Kaizen ise tuleneb jaapani keelest ja tähendab pideat parendamist. Võib tõmmata kunstlikke piire ja rääkida pikemalt filosoofiast, ajaloost jmt, kuid ma ausalt öeldes ei viitsi sellega ennast väga vaevata. Kui sa näed vaeva, et asja paremaks teha ning kaasad mingitmoodi oma meeskonda, siis ongi minu arvates kaizen. Ei tasu liigse ajugümnastikaga ennast vaevata. Igatahes need lubatud 10 käsku:

  1. Praegune hetkeseis pole kunagi piisavalt hea. Kui midagi on katki, siis me peame selle korda tegema. Ku miski töötab, siis see ei tähenda, et ta töötab hästi.
  2. Mõtle kuidas saab, mitte kuidas ei saa. Pigem julgustada inimesi lahendusi otsima, isegi kui lahendusesed esmapilgul tobedad ja teostamatud näivad. Ma olen näinud lihtsaid ja geniaalseid lahendusi formuleerumas lollidest naljadest ning üksteise tögamisest.
  3. Ära leiuta omale vabandusi. Ei ole vaja leiutada vabandusi, ei ole vaja otsida süüdlasi. Märksa produktiivsem on minna probleemi uurima selle tekkekohas.
  4. Ära loodagi, et esimese korraga ideaalse lahenduse välja mõtled. Kuigi on võimalik teha päris palju selleks, et juba planeerimise faasis head lahendust välja töötada, ei ole mõtet sellesse ka väga kinni jääda. Eksperimenteerimine ja päris elus asjade järgi proovimine võivad sulle 5 minutiga anda rohkem kui mitu päeva koosoleku laua taga.
  5. Paranda vead kohe. Vea märkamisel tuleb see koheselt parandada.
  6. Ära raiska raha. Parimad lahendused ei pruugi midagi maksta. Vahest on lahendused sellised, kus asjaga mittekursis olev inimene ei saa aru, et üldse midagi tehtud on. Investeeringud võivad kasulikud olla aga mitte alati.
  7. Tõeline tarkus ilmneb raskustega kokkupuutumisel. Kui sul organisatsioonis valitseb suuremat sorti rahulolu, siis midagi paremaks suure tõenäosusega ei muutu. Mõningatel juhtudel on mõtekas oma meeskonna jaoks probleem välja mõelda või mõnda pisemat asja vähe võimendada.
  8. Küsi 5 korda “miks?” ja otsi juurpõhjust. Juurpõhjus ei ole töötaja rumalus. Juurpõhjus ei ole töötaja laiskus, lohakus. Juurpõhjus ei ole rumal ja arusaamatu klient. Kaeva sügavamale.
  9. Pigem otsi kümne tarkust kui ühe teadmisi. Meeskonnatöö ja töötajate kaasamine annab sulle 1000x parema tulemuse kui üksi kabinetivaikuses nagistamine.
  10. Kaizeni võimalusi on lõputult. Kui sa arvad, et enam pole kuskilt kinni hakata, siis sa pole lihtsalt piisavalt ringi vaadanud. Parendamisvõimalusi on alati.

 

Kellega ja kuidas?

Miks tihtipeale töötajaid ei kaasata on see, et neisse väga ei usuta. Kõikse olulisem vara küll aga sellised mudamölakad – eelmine kuu lõhkusid tööpingi ära, eelmine nädal jäi saadetis õigeks ajaks välja saatmata. Sihukestega nüüd mingit parendamist tegema?

Tegelikult on mul õnnestunud teha parendusi nii meeste kui naistega. 21 aastaste ja üle 50 aastastega. Venelaste ja eestlastega. Muuseas ka leedukate, bulgaarlase ja ukrainlasega. Organisatsioonis pikalt töötanud inimeste kui ka uustulnukatega. Põhiharidusega inimestega kui ka kõrgharidusega inimestega. Ühesõnaga kõigiga on võimalik teha. Edukuse ja ebaedukuse määrab pigem ürituse ettevalmistaja ja läbiviija.

Ma loodan, et need 10 käsku aitavad sul seda edukalt teha. Esimesel korral nagunii ideaalselt välja ei kuku.

Sarnased postitused:

 
 

Sisekoolitus – hoia kokku tuhandeid eurosid

01 Apr

Sisekoolituse läbiviimise oskus on igas organisatsioonis ülioluline. Miks? Vaatame ühte lihtsamat ja enamlevinud situatsiooni – uute töötajate sisseelamiskoolitus.

Uute töötajate kooliraha, mida on võimalik sisekoolitusega säästa

Sisekoolitus
Dokumentide lugemisest üksi ei piisa. Efektiivne sisekoolitus peab lähtuma lõppeesmärgist, mitte tegevuste ärategemisest.

Kui palju sa kaotad iga aasta uute töötajate poolt põhjustatud vigade tõttu? Kui palju toodangust läheb praaki? Kui palju kliente paneb kohmaka klienditeeninduse pärast rahakoti taskusse tagasi? Kui suurel määral sa tapad oma usaldusväärsust kliendi silmis oma eksimustega?

Suuremates ja vanemates firmades võib see olla “nice-to-have” lisakokkuhoid ehk maast leitud raha. Väiksemate ja nooremate firmade jaoks võib see olla elu ja surma küsimus. Olen näinud nii ühte kui ka teist. “Kümned tuhanded eurod” võib muuseas väga vabalt olla probleemi alahindamine.

Aga eksimine käib ju õppimise juurde?

Tõsi on see, et eksimata ei õpi keegi. Teiste vigadest õppimine on jutuks hea küll aga ma kaldun arvama, et see on pigem müüt või siis olen mina selles osas erakordselt saamatu. Inimene õpib kõige paremini ikka oma nahal vigu tehes. Nii lihtne ongi?

Inimesed õpivad ka teistmoodi

Oma kogemusest õpivad inimesed kõige rohkem, kuid selguse huvides erinevate õpetamismeetodite efektiivsus:

  • 5% jääb meelde kui seda kuuldakse loenguvormis;
  • 10% jääb meelde, kui loetakse;
  • 20% jääb meelde, kui õppematerjal on audio-visuaalne (õppevideod);
  • 30% jääb meelde, kui keegi teine näitab ette, kuidas asi käib;
  • 50% jääb meelde siis, kui teemat arutatakse grupis;
  • 75% jääb meelde siis, kui ise proovitakse;
  • 90% omandatakse siis, proovima hakatakse koheselt peale õppe lõppu;
  • 90% omandatakse ka siis, kui õpetatakse kellegile teisele edasi.

Allikas: Psychotactics

Mis see sisekoolituse väljatöötamise jaoks tähendab?

Tegelikult on sellega öeldud kõik, mida sa tegelikult peaksid teadma sisekoolituse ülesehituse kohta. Küsimus on ainult kombineerimises. Näiteks võiks uue töötaja tööprotsesside väljaõppe protsess välja näha niimoodi:

Sisekoolituse näidisiprotsess

Nonii, mis see veel nüüd siis on?

Töötaja seisukohalt näeks asi niimoodi välja – ta saab iseseisvaks tööks õppematerjalid (lugemiseks või ka videovaatamiseks). Sellele järgneb test. Test ei pruugi olla kontrolltöö vormis. Selle võib rahulikult teha vestlusena – mis on õige vastus ja miks on asjad just nii nagu nad on. Sellele jägrneks demo-esinemine – vaata, mida ma teen. Selle käigus saad kokku viia paberil-videos olevad asjad ning päriselu.

Seejärel on inimene valmis ise proovima, kuid tema sooritust jälgitakse ja selle kohta antakse tagasisidet. Kui mitu kordust peaks tegema enne kui võib deklareerida, et “nüüd oskab”? Kaks korda peaks minimaalselt laskma läbi teha, et näidata ka mõnda erijuhtumit. Kui kordusi on väga palju, siis võib korduste asemel kasutada ajaühikuid – töötab 15 minutit, siis tagasiside, töötab veel 15 minutit, jälle tagasiside jne.

Kui on võimalik, saab lasta töötajal kedagi teist õpetada. See ei pea olema ise algaja, võib teha ka rollimängu, kus õpetatakse meeskonnavanemat või vanemat kolleegi. See selgitab väga kergesti välja, millest töötaja TEGELIKULT on aru saanud.

Mul ei ole selleks aega, see võtab terve igaviku!

See võtabki esimene kord terve igaviku. Kuid sisekoolituse läbiviimise protsess on nagu kõik teisedki protsessid – sinu pideva parendamise objekt. Lähene “lean” tehnikatega ja võta ka sellest protsessist raiskamine välja. Tee esimesed korrad pikalt läbi, seejärel korja tagasisidet ja hakka protsessi lühendama. Kõik, mis ei lisa väärtust tuleb ära jätta – kasuta ka selle protsessi parendamiseks PDCA (plan-do-check-act) tsüklit.

Oleme ausad, sa ei taha raha kokku hoida selleks, et siis seda kulutada tohutult pika ja lohiseva koolitusprotsessi peale. Fakt on see, et iga päev sa maksad töötajatele palka, mida kiiremini ta integreerida oma tööprotsessi, seda parem.

Minul uusi töötajaid pole, kõik on siin pikalt olnud, milleks mul sellega mässata?

Sisekoolituse protsessi on sul vaja sõltumata sellest, milline on su personalivoolavus hetkel. See on protsess, mis toetab sind ka muudatuste elluviimisel.  Samamoodi ei saa sa lõpmatuseni kindel olla, et su praegu olemasolevad töötajad ka järgmised 10 aastat oma kohal on või et su organisatsioon on oma kasvamise lõpetanud.

Kas siis ikka saab kümneid tuhandeid eurosid kokku hoida?

See on võimalik. Teatud juhtudel on see summa suurem, vahest väiksem. See on protsess, mis tasub ennast ära nii uute töötajate töölevõtmisel, organisatsiooni arendamisel kui ka muudatuste elluviimisel. Lihtsalt dokumentide jaotamisest ei piisa. Ei piisa ka koosolekul kõva ja selge häälega mahaütlemisest. Pea silmas lõppresultaati – uue töötaja võimalikult kiirelt sellele tasemele viimine, kus ta suudab praktiliselt vigadevabalt tööd teha.

Millised kogemused Sinul on sisseelamiskoolitusega? Visati vette tsemendiämber süles või anti aega asjad selgeks saada? Räägi oma kogemustest kommentaarides.

Sarnased postitused:

 

38 ideed probleemi lahendamiseks vähem kui tunni ajaga

26 Jan

Kui mure suur ja lahenduste koha pealt ideid napib, siis tee koosolek. Jeeeee, koosolek!!!! Töötab alati.

Aga sa tee selline koosolek millest kasu ka on – kus keegi ei räägi

Kõlab nagu halb nali aga tegelikult tahtsin rääkida ühest võimsaimast ideede genereerimise meetodist, mida on võimalik oma silmaga näha. 38 ideed on tegelikult selle meetodi puhul vilets tulemus ning pigem näitab minu asjatundmatust seda ettevalmistada ja läbi viia. Ühesõnaga38 ideed ja ürituse võib lugeda läbikukkunuks (peaaegu).

Meetodi nimi on 6-3-5 ja maakeeli tähendab 6 inimest grupis, igaühel ees leht. Viis minutit aega, et kirjutada lehele 3 ideed. Seejärel antakse leht edasi.

Reeglid on lihtsad ja tüüpilised ajurünnakule:

  • Ideid korrata ei tohi;
  • Ideid kritiseerida ei tohi (see ju ajurünnak);
  • Ideid võib kombineerida ja edasi arendada.

Idee poolest valitseb ruumis vaikus, ei räägita, ei kommenteerita.

Torm saabub peale vaikust

Tiia Tammaru õpetas, et ajurünnakust on kõik välja pigistatud siis, kui vaikus tekib kolmandat korda. Senikaua seisa grupi ees, naerata ja julgusta edasi mõtlema. Ära anna alla, vahet pole kui kurba nägu sulle tehakse. Visadus viib sihile.

38 ideed, mida nendega peale hakata?

Nendest saab 2-3 välja valida. Näiteks hääletamise teel – kõik ajurünnakus osalenud saavad valida kolm ideed ja anda neile punkte – kontrastsuse huvides näiteks 9, 3 ja 1. Ellu viiakse need ideed, mis saavad kõige rohkem punkte.

Mina tegin seda aga enne tegin väikese tsensuuri. Ma jagasin ideed nelja kasti, kahe tunnuse alusel – elluviimise keerukus ning elluviimise maksumus. Lihtsad ellu viia ja vähemaksvad asjad on madalalt rippuvad viljad – tee ära ja saad kiire tulemuse. Rasked ellu viia ja palju maksvad asjad võid esialgu kõrvale jätta, eriti siis kui nad ei luba ka intressiga tagasi teenida. Vahepealsed kombinatsioonid – saad ise otsustada, kas nendega tegeleda praegu või lükata edasi.

Vanajumal aga armastab head nalja ning pool aastat hiljem oli 3 ideed 18’st, mille lahterdasime keerukateks ja palju maksvateks, elluviidud. Lihtsatest ja odavatest projektidest oli tehtud tervelt 1 (kokku oli neid ~5). Kuidas see nii läks, ma pole siiamaani aru saanud.


Kui sa tahad 635 blanketti, siis võta siit: 635 ajurünnaku blankett

Sarnased postitused: