RSS
 

Posts Tagged ‘ISO9001’

Milleks meile kirjapandud juhtimissüsteem?

24 Apr

Dokumenteeritud juhtimissüsteem on asi, mis toob enamusele inimestele meelde ISO-süsteemid. 90’ndate alguses Suur-Britannia eestvedamisel kirjutas Kaoru Ishikawa kvaliteedijuhtimissüsteemi standardi esimese versiooni ning peale seda pole kvaliteedimaailm enam päris sama olnud. Nüüd. Miks seda ikkagi vaja on? Me teame ju “lugematuid” juhtumeid asjatust bürokraatiast, tobedustest ja elukaugusest?

Mul on võtnud omajagu aega, et see pilt tervikuna kokku panna ning sellele küsimusele üldse vastus leida. Mul lihtsalt pole tuju leppida “noh, on vaja”-tüüpi vastusega. Vastus ise on üllatavalt pikk – kvaliteedijuhtimine on sedasorti jäneseurg, et pole oluline, kui sügavale käe pistad, uru põhi on ikka kättesaamatus kauguses. Aga alustame. Entroopiast.

Entroopia

Entroopia valem

Entroopia üks defineerija Ludwig Boltzmann’i hauakivi, millel on entroopia valem.

Entroopia on kaose määr. Tuleneb see lihtsast asjaolust, et süsteemidel võib olla lõpmatule hulgal erinevaid olekuid – mida keerulisem on süsteem (rohkem muutujaid), seda rohkem on erinevaid olekuid. Neist olekutest enamus ei ole sellised, mida saaksime kutsuda “korrastatud” olekuteks. Ehk siis süsteemi jaoks on märksa tõenäolisem olla korrastamata seisus kui korrastatud seisus.

Maakeeli – asjade loomulik seis on kaos.

Kontrollitud variatsioon (piiratud definitsioon sõnale “kvaliteet”) ei ole “looduslik”. Sa ei leia looduslikult kasvanud õuna, mida sa eelistaksid inimese poolt “manipuleeritud” õunale. Mets pole park. Jões ujumine pole sama, mis ujulas ujumine.  

Kõik protsessid ja süsteemid liiguvad korrastatud olekult kaose poole. Mõtle näiteks süsteemi all oma autot. Mida vanemaks ta jääb, rohkem kilomeetreid läbib, seda rohkem on seal kulumist ning logisemist. Aja möödudes vajab see üha tihedamini hooldust ja remonti. Perpetum mobile‘t ei ole olemas ega saa ka kunagi olema.

Protsessijuhtimise mõttes on entroopia mõistmisel üks üsna oluline roll – see annab vihje, millist pingutust nõuab protsessi tegelik kontrollimine.

Entroopia põhjused organisatsioonis

Organisatsioonid on keerulised avatud süsteemid. Seega pole ka entroopia põhjusi kuigi keeruline leida – masinad ja seadmed kuluvad, klientide ootused muutuvad, konkurente tuleb ja läheb, riigikorrad tulevad ja lähevad nii kodus kui ka sihtturgudel.

Suurim entroopia allikas on aga kahtlemata inimesed. Tihtipeale ei saada inimeste poolt põhjustatava kaose potentsiaalist enne aru kui:

  • kriitiline kogus inimesi on organisatsioonist lahkunud, olgu siis koondamiste tagajärjel, rahulolematusest tingituna või muudel põhjustel;
  • kriitiline kogus uusi inimesi on organisatsiooniga liitunud;
  • kriitilise tähtsusega tegelased on töökohti vahetanud;
  • üritatakse tegeleda protsessi parendusega;
  • puuduvad distsiplineerivad meetmed millega protsessi toimimas hoida.

Pane juurde veel protsesside omavahelised keerulised suhted, inimeste suhtlusvõrgustikud, koalitsioonid ja opositsioonid ning saad keerulise kompoti, mis teeb kõik endast sõltuva, et protsess kaosesse paisata. 

Variatsiooni liigid

Shewhart tegi väga suure läbimurde eristades 2 sorti variatsiooni – nee, millele saab põhjuse omistada (assignable cause) ning need, mille põhjused on süsteemis endas (chance cause). Tänapäeval teame me neid kahte mõistet paremini vastavalt variatsiooni eripõhjustena (special cause) ning tavapõhjustena (normal cause).

Eripõhjustega võitlemine ei ole mõnes mõttes eriti keeruline (kuigi lihtsaid asju pole maailmas olemas). Eripõhjuste puhul pead sa otsima üles, mis hetkel asjad käest läksid, kas esineb mingeid mustreid ning selle info põhjal töötama välja lahendused. 

Variatsiooni tavapõhjused on aga natuke teine tubakas. Tava-variatsiooni näed sa protsessis siis, kui mitte miski ei sega seda oma tavalises keskkonnas toimetamast. Ka tava-variatsiooni on võimalik dekomponeerida sellele tasemele, kus sa suudad seda seletada ning ka kontrollida.

Lihtsalt näiteks juurde. Oletame, et oled arsti juures ja sul on EKG masin küljes. Selili lakke vahtides näitab EKG masin su südame töö tavapõhjuste variatsiooni. Kui peaks saabuma turske mees-arst igavesti piraka süstlaga, siis see järsk võnge, mida nüüd näha on, on variatsiooni eripõhjus. 

Variatsiooni ohjamine

Arvestades kui suurt osa mängivad protsesside entroopia juures töötajad ning eelkõige nende oskused protsessi toimimas hoida ja nende teadmised protsesside nüansside kohta, ongi sinu põhiline mure selle varieeruvuse allika ohjamine. Siin tulevadki paraku mängu kirjapandud tegevusjuhised, sest midagi paremat pole vahepeal välja mõeldud.

Üks maailma vanimatest ühtlustatud tegevusjuhistest?

Vahepalana – variatsiooni ohjamine ning kontrolli teooriad on üsna vanad ning nende juured on sügaval filosoofias. Kohati tundub mulle, et võib olla isegi sügavamal. Mis siis kui koopajooniste tegemise põhjuseks ei ole jahiõnne manamine vaid tegemist on hoopis jahipidamise standardiga? Õppematerjal ja tegevusjuhis? Tegemist on vist professionaalse kretinismiga, kuid  mulle tundub see liiga loogiline, et mitte tõsi olla.

Tegevusjuhised on oma olemuselt “parim moodus töö tegemiseks”, mitte ahistav koormus. Tegevusjuhiseid ei ole tegelikult mõtet oma organisatsiooni koopaseinale maalida, sest entroopial on veel muidki põhjuseid. Neid tuleb vaadelda, kui dokumente, mida tuleb süstemaatiliselt muuta ja parendada. Peaaegu mitte kunagi ei tasu näha liiga palju vaeva, et kohe esimese korraga kõik asjad kirja saada. Kui sa tead protsessi kohta ainult 50%, siis pane see kirja ning täienda seda aja jooksul. Selles mõttes peegeldavad tegevusjuhised seda, kui hästi sa oma protsesse tunned.

Milleks aga kirjapandud juhtimissüsteem?

Kirjapandud juhtimissüsteemi roll on omavahel ühendada erinevad tegevusjuhised, olles seega organisatsiooni “teadvustatud” teadmiste kogum. Kõik, mis aga pole kirja pandud jalutab sul kella kukkudes uksest välja, et loodetavasti järgmine kord jälle tagasi tulla.

Kas sa saad luua õppivat organisatsiooni, ilma et sul oleks ettekujutustki, mida organisatsioon praegu teab? Kas saab organisatsioon tervikuna üldse targalt tegutseda, kui ta ei tea, mida ta teab? Kas organisatsiooni liikmed saavad üksteiselt õppida, kui keegi täpselt ei tea, mida üldse teatakse ning mida peaks teadma?

Ma ei hakka siinkohal liiga pikalt heietama sellest, et õppimine on ellujäämiseks üsnagi hädavajalik vahend. Õppides tuleb paraku ka natuke kirjatööd teha.

Sarnased postitused:

 

Sa õnnetu ISO 9001 ori….

12 Sep

Mõnda aega tagasi kirjutasid Leanway mehed kuidas ISO süsteemid on inimesed ikestanud. Tore artikkel, millele härra Erki Kippasto otsustas vastata. Vastus pidi nagu ISO9001 kaitsma, kuid ma pole päris kindel, kui hästi ta sellega hakkama sai. Midagi nagu jäi ütlemata…

ISO9001 kaitseks

ISO9001 kaitseks ma ei tahaks midagi erilist öelda. Sertifitseeritud juhtimissüsteemiga ettevõtted ei tooda ilmtingimata kvaliteetset toodangut ega paku kvaliteetset teenust. Võib rahulikult olla kvaliteedijuhtimise sertifikaadiga teadmata kvaliteedijuhtimisest ööd ega mütsi. See ei ennusta midagi, see pole millegi eelduseks ning on täiesti võimalik panna edukas ja toimiv ettevõte püsti, mida pole keegi mitte kunagi sertifitseerinud.

Reaalsus on aga paraku selline, et kui tahad suurte poistega mängida, siis on see väga tihti sinu pilet mängule. Pole piletit, pole mängu. Niisiis. Probleem jääb – kui see sul juba olemas peab olema, siis kuidas see ikkagi toimima panna?

Jah, ok. See kirjeldab kahjuks piisavalt tihti olukorda, kuhu ISO9001 on jõudnud.

Toimiv kvaliteedijuhtimissüsteem

Ma tegelikult ei oska “toimivat” kvaliteedijuhtimissüsteemi defineerida. Standardiga üritatakse tuua ettevõtetesse väheke teistmoodi juhtimiskultuuri. Kultuuri toomine aga kipub silme ette manama suhteliselt vägivaldse protsessi, mille käigus tule ja mõõgaga paganatest korralik ristirahvas tehakse. Ehk siis kultuuriteemad võiks vähemalt esialgu kõrvale jätta ja keskenduda lihtsamale ja maalähedasemale.

Kuidas oleks korrastatud tegevused?

Oma kõige lihtsamal tasandil üritab ISO9001 sind panna mõtlema, mida sa kliendile lubada saad ning kuidas sa siis lõpuks tegevus-tegevuse haaval oma lubaduse täidad. Kuskil tegelikult ei kästa sul KÕIK protsessid ära kaardistada. Päris aus olla pole see isegi väga mõistlik. ISO9001 juurutamisel kiputakse protsesside kaardistamisel nägema kahte võimalust – kas väike meeskond üritab kõike ära teha või siis peab iga osakond midagi valmis kritseldama.

Tulemused on mõlemal juhul natuke nadid. Algatuseks võiks piirduda “helikopteri” vaatega oma tegevusele – kuidas toimub kliendisoovide teadasaamine ning mismoodi toimub selle täitmine. Kohe mingi tuumateadusega tegelema hakata pole mõtet.

Turundus/müük lubab -> Tellimuse vormistamine -> Materjalide hankimine -> Tootmine -> Kliendile kättetoimetamine.

Loogiline samm edasi oleks need etapid väheke põhjalikumalt lahti kirjutada – kuid milliseid ning millise detailsusega seda keegi sulle ette ei ütle. Kindlasti ei ole mõtet kõike ja võimalikult täpselt üles loetlema hakata – keskendu alguses kriitilisematele/probleemsematele kohtadele.

Ja mis sest kasu on?

Standardiseeritud tegevuste esimene ülesanne on paberile panna kokkulepped kuidas me asju teeme. Need on ka aluseks millegi paremaks muutmisele – selle põhjal saad hiljem hinnata kas kokkulepetest peetakse kinni, kas tsükliajad on reaalselt saavutatavad, kas kvaliteet vastab kliendiootustele jne. Ühesõnaga saad ühekorraga vähendada pea laiali jooksmist ning laduda vundamenti parendamisteks.

Parendamine

Kui su parendamise protsess käegakatsutavaid tulemusi ei tooda, siis sa võid oma ISO9001 süsteemiga lutsu visata.

Probleemidel on oma loogika. Lahendusteni jõudmisel on ka loogilised sammud, mille peaks läbi tegema. On olemas universaalsed tööriistad, mida tuleb küll konkreetsele olukorrale kohandada, kuid töötavad sõltumata su tegevusharust. Ehk siis sa ei pea leppima viletsa kvaliteediga. Sa ei pea leppima tarnete hilinemisega. Sa ei pea õppima probleemidega elama.

Kas ISO9001 on ilmtingimata hädavajalik probleemide lahendamiseks? Loomulikult mitte, kuid ta pakub selleks välja suhteliselt mõistliku raamistiku. See toob meid ka järgmise punkti juurde.

ISO9001 süsteem kui platvorm

Alustuseks sai öeldud, et ISO9001 süsteemi väljatöötamise-juurutamisega ei tasuks asja väga püssiks ajada. Keskenduma peaks toote/teenuse teostamisele ning parendamisele – need on kohad, kus on võimalik panna süsteem reaalselt raha teenima.

Maailma helgemad pead on aastakümnete ja -sadade jooksul arendanud edasi väheke keerulisemaid mudeleid. Kiired näited oleksid täiuslikkusmudelid (vaata näiteks EFQM), Lean, Kuus Sigma. Neid strateegilise maiguga ettevõtmisi on tegelikult üllatavalt mõnus oma IOS9001 süsteemi raames arendada – süsteem toimib platvormina, mille peale ehitada keerulisem konstruktsioon.

ISO9001 – jah või ei?

ISO9001 kvaliteedijuhtimissüsteemi on aja jooksul parendatud ning olulisel määral vähendatud bürokraatlike nõudeid. Väidetavalt on olemas ISO9001 käsiraamat 14 powerpointi slaidil – pole näinud aga usun. Keskendudes liigselt dokumentatsioonile teed sa endale küllaltki suure karuteene – asja point on usaldusväärselt oma klientidele tooteid/teenuseid pakkuda, mitte kurnata ennast ekstensiivse paberitööga.

Kas see siis tähendab, et kõik peaksid seda taotlema? Jumala eest, EI. Kui sa ei tea, ei oska ja ei taha, siis las ta olla. ISO9001 süsteem ei garanteeri edu. See pole hädavajalik eeltingimus väga efektiivse organisatsiooni loomiseks.

Aga see võib seda olla. See võib sulle tutvustada natuke teistmoodi mõtlemist. Avada uks stressivabamale tööelule. Nagu iga teisegi asjaga – selle kasutamine eeldab selle kasutama õppimist.

 

Sarnased postitused:

 

Juriidiliste nõuete täitmine

08 May

Õigusaktid, paragrahvid, lõiked, Euroopa Komisjoni direktiivid – igavus võiks tappa aga ei tee seda kahjuks teps mitte. Ometigi on erinevate õigusaktide nõuded ja nende täitmine iga organisatsiooni möödapääsmatu osa. Niivõrd kuivõrd see on vajalik on see aga ka tüütu. Järelikult tuleb seda teha minimaalse pingutusega. Kuidas seda aga teha?

Miks sellega üldse rohkem vaeva näha?

 

Väldi riigipoolsete kontrollijate liigset tähelepanu

Teoreetiliselt on võimalik siinkohal ikka mõni kurv „sirgeks“ sõita – inspektorid igale poole ei jõua, kõike ei näe, äkitselt õnnestub neid üldse pehmeks rääkida? On ka pügalaid, mida keegi eriti ei vaevugi kunagi riigi poolt inspekteerima. Miks siis ikkagi sellega madistada?

Jätame kõrvale ilmselge – mingite regulatsioonide taga on suured õnnetused, teiste mittetäitmise eest võib trahvi saada, kolmandad on vajalikud efektiivseks kommunikatsiooniks. On üks põhjus, miks ma teeksin ühe teadliku pingutuse ja ajaksin asjad nii joonde kui neid vähegi ajada saab – tegevusvabadus.

Igasugused inspektorid, kes sind kontrollimas käivad, teevad seda tavaliselt kõige ebasobilikumal ajal nõudes su käest kõige ebasobivamaid asju. Senikaua kuni sa ise „asju korda sead“ on sul määratult rohkem vabadust – vabadust valida millal sa teed, vabadus valida kuidas sa teed. Inspektorite saabumine tihitpeale nõuab päris palju ressursse – sa saad ettekirjutused koos tähtaegadega. Nüüd hakkab korraga kiire. See seob kõvasti ressursse ning tihtipeale on sulle lahendused ka ette antud ning need lahendused on väga harva kõige odavamad või parimad selles olukorras.

Kuidas sellisest „hädaolukorrast“ ennast säästa?

Aktide defineerimine

Millised nõuded sinu kohta käivad? Siin pole midagi väga keerulist. Võtame järjest:

  • Toote/teenusega seonduvad – usutavasti tead Eesti seadusandluses oma toote või teenuse kohta käivaid nõudeid isegi päris hästi. Elu läheb törts keerulisemaks kui oled eksportöör – Ameerika ei ole nagu Euroopa, mis omakorda pole nagu Venemaa ning üldse on iga vähegi suurem oma reeglid kehtestanud. Mingid võluvitsa pole – kui konkurentide kodulehed jäävad kidakeelseks, siis tuleb lihtsalt vähe loomingulisem olla.
  • Tööohutus, töösuhted. Siin midagi väga erilist pole. Eesti tööohutuse seadusandlus põhimõtteliselt järgib ISO 18001 struktuuri nii, et kui huvi on, siis saaks selle süsteemi väljatöötamisel küllaltki efektiivselt ja kiirelt ka OHSAS sertifikaadi ka.
  • Keskkonnaalased. ISO14001 paneb regulatsioonide järgimisel küllaltki suurt rõhku. Välisõhu kaitse seadus, veeseadus, kemikaaliseadus, ühisveevärgi ja kanalisatsiooni seadus, jäätmeseadus, pakendiseadus jne. Olla kuulda olnud, et mõningad neist plaanitakse üheks seaduseks kokku kirjutada, kuid sellega läheb tõenäoliselt veel aega.
  • Sotsiaalne vastutus. Kui sa oled väga eesrindlik ning tegeled ettevõtte sotsiaalse vastutusega, siis pead omakorda piiluma konkurentsiseadust ning korruptsioonivastast seadust. Võib olla siia tuleb midagi veel, sõltuvalt sinu tegevuse asukohtadest jmt.

Nõuetele vastavuse hindamine

Kiireim moodus süsteemi sisseseadmiseks on nõuded kuhugi välja kirjutada ning audit teha. Valdkonna mittetundmisel kutsuks inspektorid ise majja. Sellistel juhtudel saad tavaliselt mõistliku aja puuduste likvideerimiseks, küllaltki vabad käed tegevuskava koostamiseks ning lahenduste valimiseks. Lisaks ekspethinnagu ja nõuanded.

Süsteemi käigushoidmine

Ühekordne kampaania jääb ilmselgelt väheks. Samas liigse ressursi kulutamine sellele pole ka mõistlik. Asjade väga suures plaanis on see vajalik, kuid tavaoludes mõjutab organisatsiooni üldist tulemuslikkust vähe.

Põhimõtteliselt on sul vaja kahte toimivat süsteemi – ühte, mis monitooriks nõuete muutumist. Teist, mis hindaks nendele nõuetele vastavust.

Nõuete muutumist sai kunagi teenusena sisse ostetud kuid ausalt öeldes ma suurt mõtet sellel ei näe, kui sa just eriline entusiast ei ole. 99,5% juhtudest teavitati sind lihtsalt asjadest, mis sind ei puudutanud. Märksa paremat monitooringut teevad koolitusfirmad, kes olulisemate muudatuste korral sind ogaraks spämmivad. Siiamaani pole koolituspakkumisi oodates veel millestki suuremast ilma jäänud.

Vahemärkusena: Meelis Trepp tegi kommentaarides päris hea tähelepaneku – riigiteataja.ee võimaldab sul saada meilile teateid seaduse muudatustest. Põhimõtteliselt pead kasuatajaks registreeruma ning huvipakkuvate seaduste uuendused tellima omale. 

Nõuetele vastavuse hindamise süsteem on natuke keerulisem luua. Pidades silmas, et soovid teha selleks minimaalse pingutuse, tasub integreerida see oma siseauditite süsteemi – väga paljusid asju tööohutuse saad näiteks auditeerida oma 5S auditite ajal. Mittevastavustele reageerimine saab juba toimuda üldises kvaliteedi planeerimise võtmes – vajadusel teosta juurpõhjuse analüüs ning tee vajalikke tegevusi.

Initsiatiiv

Ümbritseva õigusruumi uurimine on mitte-juristile paras põrgu. On siiski oluline hoida initsiatiivi enda käes. Ootama jäädes kuni keegi kunagi võib-olla tuleb kontrollima ja midagi ütleb võib ühel hetkel su organisatsioonis väga palju ja väga olulisi ressursse siduda ning panna sind tegema asju, mida sa endale lubada ei saa.

Sarnased postitused:

 
2 Comments

Posted in Muud