RSS
 

Posts Tagged ‘fmea’

Standardiseerimine – miks, kuidas?

23 Feb

Standardiseerimine on kvaliteedijuhtimise üheks lemmiktööriistaks. Paljudel tekivad aga sõnaga “standardiseerimine” negatiivsed seosed – bürokraatia, ahistamine, nivelleerimine, loovuse tapmine, potentsiaali lämmatamine ja tont teab mida veel. Haamriga vastu pead lüües on ka valus, kuid ei tee haamrist veel kõige halva põhjust. Standardiseerimine on sarnaselt saanud halva kuulsuse vale kasutamise tõttu, mitte sellepärast et olemuselt halb asi. Vaatame lähemalt.


Miks üldse standardiseerida?

Videomaterjal on ülihea meeskondlikuks protsessi analüüsimiseks.

Lollikindlaim moodus läheneda suvalisele probleemile sinu operatsioonides on küsida 2 küsimust:

  • Kas standard on olemas?
  • Kas standardit järgitakse?

 

Sa jõuad väga tõenäoliselt ja väga ruttu 4 sorti probleemideni:

  • Keegi täpselt ei teagi, kuidas peaks tegema, asi taandub iga mehe individuaalsele meisterlikkusele. Ohtlik tee on see nii ehk naa, sest meistelikkus on suhteline mõiste ning see mis ühel päeval tundub geniaalsusena võib teisel päeval olla suurim idiootsus. Uute inimeste väljaõpe kipub sellises olukorras olema stiilis “reegleid pole, pead ise vaatama”. Tavaliselt järgneb  sellele porno kuubis, halvimal juhul kasutatakse töötaja kallal ka institutsionaalset agressiooni. 
  • Standard on olemas, kuid sellel on päris eluga minimaalne kokkupuude – see pole rakendatav. Sellele sarnane probleem on see, et miskit on valmis tehtud, kuid rakendamisega pole piisavalt vaeva nähtud. Standardi väljatöötamine on ainult pool projektist.
  • Kellegil pole õrna aimugi, kuidas nende tegevus teisi mõjutab, iga mees toimetab nii nagu talle mõnusam on. Protsessi torkima hakates ning töötajatega rääkides saad sa rohkem kui ükskord vastuseks – a mul polnud õrna aimugi, miks keegi pole mulle varem öelnud. Väiksemates üksustes aetakse asi inimeste tasandil paika, suuremates organisatsioonides sellest ei piisa.
  • Sisendid on omadega nii metsas, et head nahka ei saagi tulla. Sisendiks võib siis olla mis iganes – sisseostetud materjal, pooldtoode kuid ka info selle kohta, mida üldse peab tegema.

 

Ühesõnaga sa saad väga suure osa probleeme ära lahendades parima mooduse väljatöötamisega ning selle rakendamisega. Praktiliselt kõik olukorras, kus süüdistatakse töötajaid hooletuses, tähelepanematuses ja krt milles veel on tegelikult põhjustatud ebapiisavas protsessi ohjes ning see tavaliselt omakorda ebapiisavas standardiseerimises.

 

Standardiseerimise detailsus

Enne standardiseerima asumist peaksid mõtlema kriitiliselt, mida sa saavutada tahad. Väga harva peaks su eesmärgiks olema võimalikult detailne tegevuskirjeldus, mis oleks ennast laotanud kümnetele ja sadadele lehtedele. Kui detailseks peaks minema?

West Point’i kadetid olla kunagi viidud lasteaeda. Eestvedamise õpetamise raames jäeti nad 2 tunniks vaatama, mismoodi kasvatajad oma hoolealuseid “juhivad”. Mis oli selle harjutus mõte? Lasteaed on loonud lastele piirid, mida nad ületada ei tohi – aiad, piirded jmt. Kasvatajad korrigeerivad äärmisel vajadusel vale käitumist. Lasteaed on loonud/hankinud lastele ka “tööriistad” – liivakastid, kiiged, liumäed ja mis iganes. 

Standardiseerima asude armastan ma selle näite peale mõelda – standardiseerimise mõte pole inimestele öelda “vasak-jalg-ette-hinga-sisse” tüüpi jaburust, vaid reguleerida teatud kriitilised tegevused, mis mõjutavad olulisel määral lõpptulemust.

Standardiseerimise protseduur

Standardiseerimise protseduur on samamoodi standardiseeritav. See on omamoodi keeruline protsess ning selle lihtsustamine on hädavajalik. Mida peaks tegema, et jõuda toimiva standardini?

  1. Defineeri probleem, mida sa lahendama asud. Väga lihtne on asuda lahendama Somaalia näljahäda, kui probleemi defineerimine ära jääb. Konkreetsus ja fookus on see, mis on sinu sõbrad.
  2. Meeskond kokku. Meeskond ei pea olema kogu aeg üks ja ühesugune – kutsu rahvast kampa kuidas parasjagu vaja on. Hea oleks, kui sul on keegi, järgnevast ja eelnevast protsessi sammust. Ehk siis sul on olemas tarnija ning ka klient. Klient ütleb tema jaoks olulised asjad välja, tarnija kuulab kõrvad kikkis mida temalt oodatakse. Keegi peaks mõistlikul määral üritust dokumenteerima, keegi võiks aeg-ajalt rahad kokku lüüa, keegi võiks parendusteks vajalikke resursse sebida ja tippjuhtkonna toetust garanteerida. Ühesõnaga – pane oma meeskond kokku  vastavalt probleemile.
  3. Folkloori kogumine. Mine vaata, kuidas asi päriselt käib. Mine räägi töö tegijatega. Ära mõista kedagi hukka, katsu aru saada miks asjad on nii nagu nad on. Tee ajurünnakuid probleemide väljatootmiseks.
  4. Juurpõhjuste analüüs. Pole mõtet probleeme standardiseerida. Pole ka mõtet probleemide vastu võidelda kirjasõnas keeldude-käskudega üritada lahendada. Lahenda juurpõhjusi ning standardisse pane need juhised, mis aitavad tegevust koordineerida ja töötajaid harida.  
  5. Rakenda. Rakendamine on see tõehetk, kus pead ise kohal olema. Inimestele käskude andmine ja siis asja sinnapaika jätmine on päris kindel ebaõnnestumise valem. Ole kohal. Vaata kuidas asi päris elus toimub. Räägi töötajatega üle ja üle. Vasta küsimustele, kuula kriitikat, korrigeeri standardit.
  6. Probleem lahenes? Kui standard on rakendatud, siis jälgi kas probleem ka lahenes. Eesmärgiks ei ole kick-ass standard, eesmärk on probleemi lahendamine.

 

Standardiseerimise tööriistad

Millised võiksid olla need “tööriistad”, mida oleks kasulik tunda?

  • Ajurünnakud + kalaluu diagrammid. Lihtsaim ja kiireim moodus saada ruttu ja palju folkloori. Minu tavaline follow-up ajurünnakutele on minna ning oma silmaga kõiki probleeme kaeda ning käega katsuda. Saab veel omakorda parema pildi ette.
  • Voodiagramm, väärtusahela diagrammid. Videoga positust voodiagrammist. Linkidega artikkel tegevuste visualiseerimisest. Kontori vaikuses on tore arutleda kuidas asjad toimivad, palju toredam on aga minna ja vaadata kuidas asi tegelikult käib. Pane asjad kirja nagu nad praegu on. Parenda, tee oma muudatused ning tehke “nagu-olema-saab” voodiagramm. Sul on ühelt poolt olemas kohe koolitusmaterjal, millega muudatusi ellu viia.
  • Põhjus-tagajärg maatriksid + korrellatsioonanalüüs. Ma pole põhjus-tagajärg (cause and effect, C&E diagrams) maatrikseid rohkem kui korra teinud, kuid potentsiaali tundub asjal olevat. Asja tegemine võtab aega, kuid on hiljem asjade selgitamisel hea kompaktne tööriist – aitab kõikvõimalikud hüpoteesid korraga pildile panna. Hiljem asjade ülestähendamisel aga garanteerib, et midagi olulist meelest ei lähe. 
  • FMEA. Six Sigma Digest pakub kolme tilga vere (meiliaadressi) vastu tasuta FMEA blanketti, ise kohandasin enda vajadusteks FMEA, C&E blanketid (lisaks on seal eriti algeline voodiagrammi joonistamine võimalik).
    Ma standardiseerimiste käigus väga oma pead loominguliste probleemidega ei vaeva. Pikalt toiminud protsesside puhul saad enamuse oma riskidest töötajatega rääkides ning mittevastavusi uurides. Väga tänuväärne on ka videomaterjal kui kaamerad on üleval. Kui ei ole, siis tasub aeg maha võtta ning vaadata protsessi toimumist, näiteks 4 x 2 tundi. Enamlevinud mured näed päris kindlasti selle aja jooksul ära.
  • Ohjekaardid. Mustrite leidmine on minu puhul vähemalt olnud üliharuldane juhus. Ma olen kahtluse korral siiski alati andmete ajas kulgemise ohjekaartidele pannud. Pean ausalt tunnistama, et peale lihtsaimate tüüpide ma muid väga kasutanud pole ning nende kasutegur pole alati kõige suurem olnud. Märkus iseendale – tee teema endale paremini selgeks.

 

Standardi vorm

Kas standard on ikka ja alati mingi lõputu pikk dokument, millesse on kokku pandud lõputu ports raskelt loetavat teksti? Kui vaja siis võib ta selline olla, kuigi mu isiklik eelistus on võimalikult lühike, võimalikult intuitiivselt haaratav ning üksnes olulist infot edasi andev…. asi. Mitte alati dokument.

Pilt võib olla standard.

Mahatõmmatud märgis võib olla standard.

Koolitusmaterjal võib olla standard.

Video võib olla standard.

Tootenäidis võib olla standard.

Eile rääkisime 3 tundi erinevatest probleemidest väikses meeskonnas, täna panen kokkulepitud 6 punkti kirja ja saadan meiliga laiali. See on ka standard.

Mis ma öelda tahan – ei ole olemas standardset standardi vormi. Kui sa suudad tagada, et see kuhugi rämpsu alla ära ei kao ning keegi vastutab selle enam-vähem aja- ja asjakohasena hoidmise eest ning keegi vastutab selle rakendamise eest, siis muu ei ole eriti oluline.

 

Standardiseerimine – sinu ainus moodus kvaliteedi tagamiseks

Kvaliteeti pole võimalik standardiseerimata tagada. Ei ole võimalik midagi paremaks teha, ei ole võimalik anda hinnanguid. Sa võid pingutada palju tahad, nõuda oma inimestelt tont teab mida, ilma oluliste asjade paikapanemist ei ole võimalik midagi ära lahendada.

Standardi loomine oma meeskonnaga ja selle õpetamine/lahtiseletamine  inimestele kiirendab oluliselt sinu probleemide lahendamise võimekust – sa ei pea higistama teemade kallal “issand, see on ju nii elementaarne, kuidas ta selle peale ei tulnud”. Suur osa mõtetust stressist jääb ära ning lõpptulemus on ka parem.

Sarnased postitused: