RSS
 

Posts Tagged ‘dmaic’

Kuidas müüte murda

19 Oct
Müüt murtud.
Mõõtmisplaaniga mees jõuab kaugele.

Kvaliteedijuhtimine on olemuselt faktidel põhinev distsipliin. Jah kõhutunne, jah intuitsioon, jah kogenud töötajate arvamus…. Nüüd lähme ja kontrollime seda. Üldjuhul 10’st linnalegendist 6’le mingit faktilist tõestust ei leita. Tegemist on kas mingite soovunelmatega või siis väga keeruliste asjadega, mida üritatakse võimalikult lihtsalt seletada. Täna ma annangi sulle ühe tööriista müütide murdmiseks – mõõtmisplaani.

Millal teha mõõtmisplaan

Kui sa mõtled D-M-A-I-C parendustsüklile, siis mõõtmisplaani on sul vaja sel hetkel, kui probleem on defineeritud ning algab mõõtmiste ja andmete kogumise faas.

Kui D-M-A-I-C päris sinu teema pole, siis peaksid seda kasutama mõne keerulisema probleemiga pusimisel, millele igal inimesel on oma seletus – üks süüdistab ilma, teine ülemust, kolmas hukkaläinud noorust. Kõik seletused on juhtkui head, kuid kõik korraga ka nagu õiged olla ei saa. Vot siis ongi parim aeg mõtetu filosofeerimine lõpetada ja asja täpsustama hakata.

Mõõtmisplaani vajalikud osad

Vajalikud asjad, mille peale mõelda ning ka kirja panna on:

  • Mõõtmiste eesmärk: Kuhu sa lõpuks tahad välja jõuda, mida sa tegelikult täpsustada tahad? Ei ole väga harv, kui tormatakse päev otsa mõõdulindiga ringi ja õhtu lõppedes avastatakse, et kasu sellest kõigest ikka väga vähe on olnud.
  • Hüpotees, nähtus või protsessi osa. Mida sa mõõtma hakkad?
  • Mõõtühikud. Mis mõõtühikutes sa andmeid koguma pead? Vahest on tükid olulised, teinekord sekundid, kolmas kord kilogrammid. Võimalik ka, et samaaegselt vaja kahes mõõtühikus andmeid fikseerida.
  • Andmete kogumise koht. Kuskohas sa andmeid fikseerima hakkad? Vaatad videokaameralt, piilud aknast või ronid ninapidi juurde?
  • Andmete kogujad. Kes hakkavad reaalselt andmeid koguma? Mitte alati ei saa ega pea see kvaliteedijuht olema. See pole lihtsalt võimalik.
  • Andmete kogumise moodus. Kuidas andmeid kogutakse? Siinkohal tasub mõõtjad-andmekogujad kindlasti kokku võtta ning veenduda, et kõik teevad täpselt ühtemoodi. Rohkem kui üks kord on juhtunud nii, et andmete stratifitseerimisel ilmneb suurim erinevus just mõõtjate vahel.
  • Stratifitseerimisfaktorid. Siinkohal pead sa mõtlema oma hüpoteesidele veel kord. Kas põhjus on erinevates töötajates? Kas põhjus on erinevates nädalapäevades? Hommiku- või õhtutundides? Siinkohal aja maha võtmine ning asja üle järgimõtlemine võib hiljem anda olulise ajasäästu.
  • Mis aja jooksul andmed kogutakse. Millised on ajalised piirangud? Ainult tööajal? Järgmise kahe nädala jooksul välja arvatud teisipäeviti? Mis igaes.
  • Valimi suurus ja moodustamine. Kui palju sul andmepunkte vaja on, et teha julgeid järeldusi terviku kohta ning mis-kes selle valimi peaks moodustama?
  • Kuidas sa andmeid kasutad. Sa pead juba ette mõtlema, mis sa kogutud andmetega peale hakkad. Mida sa nendega teha oskad, mida nendega teha vaja on? Keskmised arvutada, histogrammid teha, korrellatsioon- regressioonanalüüs, veel midagi?
  • Olemasolevad andmed. Kas juba on midagi kogutud ka? Kas neid saab kasutada või ei?

 

Distsiplineeritud lähenemine müütidele = võit

Pole mingit kahtlust, et oma tegevuse läbimõtlemine on su tervisele kasulik. Vähem sihitut tegutsemist, vähem vaidlemist, vähem kaotsiläinud aega ja närvirakkusid. Mõõtmisplaani koostamine võimaldab sul süsteemselt oma eesmärgile jõuda.

Siin on sulle ka “blankett” mõõtmisplaan: Mõõtmisplaan template

Kasuta terviseks.

Sarnased postitused:

 

Kuidas probleemi olemust mõõta?

26 Sep

Tänane artikkel tuleb sarjast DMAIC parendustsükkel (define-measure-analyze-implement-control) ning on järjeks probleemi defineerimisele. Räägime sedakorda sellest, kuidas ähmasest peavalust ja ebameeldivast ärevustundest vormida selgepiiriline vastane, keda julge rünnakuga alistada. Igatahes. Et minna edasi, vaatame korraks tagasi.

Kuhu me oma probleemi lahendamisega oleme jõudnud?

Vaatame, kuhu me probleemi lahendamisega oleme jõudnud:

  • On olemas võrdlemisi selge probleemi sõnastus;
  • Sa tead milliseid (huvi)gruppe/protsessi osa probleem puudutab;
  • Sa oled probleemi iga huvigruppi seisukohalt lahti mõtestanud – mis see nende jaoks tähendab, millist rolli nad probleemi olemasolus mängivad;
  • Sul on selge ettekujutus, kellega sa hakkad seda probleemi lahendama – projekti meeskond on kokku pandud;
  • Sul on kritseldatud valmis “helikopteri” vaade protsessile. Näiteks SIPOC diagrammi kujul;
  • Sa tead kuhu ja millal sa tahaksid välja jõuda.

Võib-olla hakkad nüüd juba märkama mingit probleemi esinemise mustrit. Võib-olla tekkivad esimesed hüpoteesid, milles võiks probleem olla. Igatahes, nüüd on aeg asuda nende hüpoteeside kohta rohkem infot koguma ning alustuseks pead protsessi mõõtma.

Mida mõõta?

Milles su probleem seisneb? Tahad tootlikkust? Tahad kvaliteeti parendada? Lühemat lead-aega (toorainest tarneni kliendile)? Sõltub probleemi olemusest võid sa muuta toote parameetreid, tsükliaegu, pooliku töö (work-in-process) hulka protsessis või mida iganes. Tihtipeale su probleemi sõnastus annab paljuski ära kuhu oma silmad pöörata.

Kuidas mõõta?

Võtame nüüd rahulikult ja samm-sammult läbi selle, kuidas mõõta.

  • Tee silmad lahti ja vaata. Vana kvaliteedijuhtimise traditsiooni vaimus tähendab ringi vaatamine lõpuks ka millegi paberile panemist. Näiteks voodiagrammi kujul või siis väärtusahela kaardina (value stream map). Kui sul on juba mingi protsess kirjeldatud, siis mine ja vaata kuidas see tegelikult töötab. Ära usalda pimesi olemasolevat dokumentatsiooni, eriti kui ta on vana või detailsuse aste on liiga üldine.
  • Millest mida ja kuidas tehakse ning mismoodi see sinu jaoks hetkel oluline on. Härrasrahva keeles – identifitseeri oma praeguse probleemi seisukohalt olulised sisendid, väljundid ning peamised protsessimõõdikud. Näiteks teekeetmisel on sisendiks teepakike, kuum vesi, lusikatäis suhkrut ning kuumakindel tass. Väljundiks on magusalt aurav tee. Protsessimõõdikud võivad olla näiteks suhkrukaal, temperatuur milleni sa vett kuumutad, tassi kuumakindluse näitaja, suhkrukogus, teekoti kaal, teekoti loputamise aeg, mahajahutamise aeg jne. Nagu näha võib ka kõige lihtsamal protsessil olla mingi miljon mõõdikut. Määra, mis sinu jaoks praeguse probleemi kontekstis oluline on.
  • Loo andmete kogumise ja analüüsi plaan. Andmete kogumise plaan on selline vahva asi, kus sa paned paika: kes, kus, millises mõõtühikus ja mismoodi andmeid korjab. Lisaks valimi suurus ja moodustamine ning stratifitseerimisfaktorid (erinevad liinid, erinevad inimesed, erinevad tsehhid, erinevad tooted jne). Mõtle siinkohal ka natuke ette – milliste tööriistadega sa kavatsed neid andmeid analüüsima hakata? Lihtsaimatest moodustest on korrellatsioon ja regressioonanalüüs ning variatsiooni analüüs (joonista alustuseks kasvõi üks histogramm või tee ohjekaart).
  • Analüüsi oma mõõtmissüsteemi. Alati on üks osa sinu probleemist ebatäpne mõõtmissüsteem. Kui tõsine? Selle teadasaamiseks pead alustuseks oma mõõteriistad ära taatlema/kailbreerima. Keerulisem lähenemine hõlmab analüüsi, mil määral erinevad mõõteriistad ja inimesed saavad sama tulemuse. Inglise keeles on teema nimi Gage R&R, mis on täitsa eraldiseisvat postitust väärt. Igatahes ole kindel, et kui su mõõteriist näitab 3’e, siis see on ikkagi õige number.
  • Hakka andmeid koguma. Tee sobiv andmekogumisvorm ja tuld. Lase oma mõõtmisplaan käiku.
  • Tee oma silmad veelgi suuremalt lahti. Pane andmed oma protsessikaardile.
  • Teosta kiire suutlikusanalüüs. Kui sa kasutad Minitab’i või QI Macros Exceli lisa, siis see on rohkem nupuvajutamise küsimus. Exceliga tehes on see pikem protsess – igatahes peamine idee on varieeruvuse hindamisel ning sinu suutlikkusel etteantud nõuetesse mahtuda.
  • Tee kiired parandused. Mõõtmistega on selline vahva asi, et saad protsessi päris lähedalt tundma ning tunnetama. On väga tõenäoline, et ainuüksi andmete kogumise eesmärgil fokusseeritud protsessi jälgimine on andnud sulle olulist infot probleemi põhjuste ja mõnede lahenduste osas. Kui nii, siis ära enam passi vaid nopi viljad kohe ära. Lihtsalt ära unusta progressi jälgida.

Korras! Või siis mitte?

Kui sa oled kiired võidud kätte saanud, siis kas võib jala sirgu lükata ning asja sinnapaika jätta? See on omamoodi neetud värk. Kui üks töötav lahendus on leitud, siis kiputakse teema sinnapaika jätma. Tegime ära. Lahendatud. Mis seal salata, ka endal paaril korral käed lenksust lahti lasknud ning taevapoole tõstetud.

A mis sa siis tegelikult oled ära teinud?

Mitte midagi. Tõenäoliselt keerulise probleemi väikesele aspektile pihta saanud. Tegelikult saab veel edasi minna ning rünnata probleemi veelgi sügavamalt.

Selleks peab kogutud infot edasi analüüsima. Sellest aga juba kunagi edaspidi.

Sarnased postitused:

 
 

Teadmised on kasutud?

29 Mar

Six sigma, defineerimineTeadmised on peaaegu kasutud. Paremini sõnastatult – uute teadmiste lisamine või olemasoleva info kvaliteedi tõstmine ei pruugi sind palju aidata.

Erinevadsignaalid refereerivad teadmusjuhtimise konsultandi artiklit, mille põhilised sõnumid on:

  • Teadmistest on üksnes niipalju kasu, kuivõrd nad aitavad teha paremaid otsuseid,
  • Inimestel on üldiselt kalduvus pikemalt mõtlemata tormata probleeme lahendama,
  • See mis loeb, on arusaamine, teadlikkus asjade olemusest.

 

Lean Six Sigma avastas selle esimesena!

Tegelikult me räägime vähemalt vormiliselt erinevatest asjadest, ma saan sellest aru. Sisulise poole pealt vaadates aga pole asjad nii erinevad. Räägime korraks DMAIC probleemide lahendamise või siis ka parendamise tsüklist. Maakeeli tähendab see peen lühend

defineeri -> mõõda -> analüüsi -> parenda -> kontrolli”.

See ei ole loomulik

Mingisuguse võõrapärase ja veidra nimega tsükli kasutamine pole loomulikult inimesele looduse poolt kaasa antud. Loodus ütles ürginimesele, et kui sul on probleem, näiteks 2 meetri kaugusel olev mõõkhambuline tiiger, siis pussita teda kiviodaga. Defineerida ja planeerida jõuab siis, kui lõkke ääres kintsu küpsetad.

Kivioda on hea tööriist

Probleem kiviodaga on lihtsalt see, et meie probleemid on muutunud keerukamaks. “Oda pihku ja võitlusesse” ei tööta enam, sest maailm on muutunud keerulisemaks ning moodsas organisatsioonis isegi murdosa võrra oma ärist paremini arusaamine võib rahaliselt maksta miljoneid. Sa võid olla makse saaja või makse tegija, valik on sinu.

Probleemi defineerimine on peaaegu sama, mis teadlikkus

Defineerimise faas lean six sigma‘s ei ole mingi mulliajamine. Vastupidi, see on väga konkreetsete tegevuste kogum, mõistmaks asja olemust kogu tema ilus. See on otsimisprotsess, mis peab vastama küsimustele:

  • Milles on probleem? – sõnasta probleem keskendudes ainult sümptomitele. Liiga vara on mõelda põhjustele ja lahendustele. Selle postituse raames olgu probleemiks “langevad müügitulemused” ja vaatame, kuhu me nendega jõuame. Mida spetsiifilisemalt on probleem määratletud seda parem. A’la “Toote1 müük on olnud languses viimased 10 kuud, keskmine kahanemistempo 4% kuus. Selle trendi jätkumisel on toote1 kasumlikkus 6 kuu pärast 0 ja sealt edasi läheb kahjumisse.”  Pikk ja lohisev aga peaks kõigile asja selgeks tegema.
  • Kuidas see probleem firmat, ettevõtet mõjutab? “Kui me seda langustrendi ei muuda, siis 12 kuu pärast on terve firma kahjumis”.
  • Keda see probleem mõjutab? Inimesed, meeskonnad, huvigrupid – mida see probleem nende jaoks tähendab? Kuidas ja kui palju nemad protsessi mõjutavad? Mõtle läbi, kuidas sa nendega suhtled ja mis nende huvi selle probleemi valguses on?
  • Milliseid protsesse me vaatlema hakkame? Inimeste (või ka osakondade) ja protsesside määratlemine võib olla keerulisem, kui esialgu tundub. Mis siis kui langevates müügitulemusi mõjutab kõige enam tarneprotsessi ebakindlus? Mis siis, kui meie turundus olemasolevate klientide suunal on pigem nõrgavõitu?
  • Projekti ulatus? Kiusatus on lahendama asuda Somaalia näljahädaga sarnanevaid globaalseid probleeme. Kui sa korraga üritad parendada tarnekindlust, müügimeeste väljaõpet, klienditeeninduse järelmüüki ja juriidilisi probleeme, siis sa oled võtnud oma taldrikule rohkem, kui süüa jõuad. Piira ja fokusseeri. Pareto diagramm, wink-wink.
  • Eesmärgi püstitus? Mis ajaks peavad tulemused tulema? Näidet vaadates peaks hiljemalt poole aasta pärast trend olema “murtud” ja müük peaks eelneva kuuga võrreldes kasvama hakkam. Kui suur peaks kasvutempo aga olema? Sõltub paljuski, kuidas tajutakse turgu ning potentsiaali. Pikemalt ma SMART eesmärkidest rääkima ei hakkaks,
  • Projekti meeskonna liikmed? Kellega sa hakkad probleemi lahendama? Kas huvigrupid on esindatud? Kui ei ole, siis kuidas ja millal sa nemad kaasad? Sul ei ole mõtet ajama meeskonda suuremaks kui 5-6 inimest. Sellest suuremad grupid ei jõua kuigi kiiresti edasi, väiksemad grupid võivad jääda liiga üheülbaliseks.
  • Kes on kliendid ja mis on nende nõudmised? Voice of the customer on üks kvaliteedijuhtimise olulisemaid märksõnu. Kes on sisemised, kes välised kliendid? Kuidas me mõõdame kliendinõudmiste täitmise määra? Millised üldse on kliendinõudmised? Toote-teenuse puhul on kliendi nõudmiste kaardistamiseks mõistlik kasutada näiteks Kano mudelit.Klientide identifitseerimine meie näite puhul on üsna mitmeti mõistetav – ühelt poolt suurendatakse ettevõtte kasumlikkust ja seega nagu oleks lõppklient ettevõte omanikud. On nad seadnud eesmärke kasumlikkusele või selle saavutamise viisidele? Vahest on need toodud kui missioon, visioon, väärtused + perioodilised eelarvestamise ja eesmärgistamise dokumendid. Klient võib olla ka kogu töötajaskond – kui müük ei suurene, siis võib keegi tööst ilma jääda.
  • Tee SIPOC diagramm. See on selles mõttes kasulik diagramm, et aitab hoida kogu teadmist protsessi kohta fokusseeritult ühel lehel. Piltlikult öeldes – sa tead, mida sa tead.

 

Kui kaua kõigile neile küsimustele vastuse leidmine võiks aega võtta? Katsu 0,5-2 päevaga hakkama saada, vastasel korral pead projekti ulatust piirama, sest oled liiga suure tüki võtnud. Kas sellisest infokogumisest on kasu paremate otsuste tegemisel?

Absoluutselt – ainuüksi nende asjade ülestähendamiseks pead sa kõigi osapooltega suhtlema (sh klientidega). Sa saad suurepärase aimduse oma meeskonnast – kes on sinuga, kes on sinu vastu. Ideaalis saad ka aru, miks nad vastu on – mida see probleem nende jaoks tähendab? Kas nad üldse tajuvad probleemi olemasolu?

Defineerimisest üksi jääb väheks, kuid on väga raske teha kvaliteetset otsust probleemist korralikult aru saamata.

Kuidas sulle tundub?

Sarnased postitused: