RSS
 

Archive for the ‘Probleemide lahendamise tööriistad’ Category

Kuidas panna oma parendustegevused steroididele? Pareto diagrammi võlud

03 Feb

karate löökKes meist ei tahaks suurt hulka probleeme korraga lahendada? Saada kiiret ja põhjalikku läbimurret seal, kus paljud on proovinud aga läbikukkunud? Kas poleks mitte mõnus, kui kliendid ei helista enam oma probleemidega ning sa ei pea käigult improviseerima mingeid lahendusi?  Asi on tehtav, sa pead lihtsalt teadma, millega sa tegeled.

Kuidas aga teada saada, millega sa tegelema peaksid? Üks võimalus probleemi määratlemiseks on Pareto diagrammi kasutamine. Kirjutasin Pareto diagrammist pikemalt, kui rääkisin kuskohast peale hakata kvaliteedijuhtimisega.

Oma olemuselt on see tööriist nagu snaipril on optiline sihik. Iseenesest ta ei tee midagi, kuid aitab su tegevustele anda suuna ning sellega kaasneb tappev mõju. Alternatiiv on tegeleda mustmiljoni asjaga. Keskenduda mitte millelegi, saavutada ei tea mida, protsessi lõpus olla peaaegu sama tark kui selle alguses. Tulemused on kõike muud kui garanteeritud. Aga seda sa ju ei taha.

Diagrammi koostamise juures on meeldiv see, et pole tegelikult mingeid raudseid reegleid. Tee nagu heaks arvad ja situatsioon nõuab. Võid küllaltki erinevast otsast alustada. Saad keskenduda sümptomitele ning neid analüüsida. Saad ka hoida aega kokku ja proovida kohe asuma põhjuseid üksteisest eraldama.

Pareto diagrammi koostamine vastavalt probleemide esinemissagedusele

Sümptomitele keskendudes saad sa joonistada rohkem 4-5 n.ö. paralleelset diagrammi või siis ka ülema ja alama astme diagramme. Natuke lähemalt.

  • Paralleelseid diagramme on mõtekas joonistada siis, kui sul puuduvad igasugused ideed, millest probleemid põhjustatud on. See on töörikas moodus, kuid sisuliselt 100% kindlad tulemused. Võta kõik oma probleemid ning hakka tegema diagramme iga tunnuse (sümptomi) kohta.
    Kuskohas defekt fikeeriti? Kuskohas tootel defekt asub? Kes avastas defekti? Milline toode see oli, millel defekt oli? Mis värvi see toode oli?
    Mida rohkem sa andmetega mässad, seda selgepiirilisemaks muutuvad su hüpoteesid. Olles teinud 4-5 diagrammi, on sul tihtipeale piisavalt materjali, et asuda tegutsema või asuda ühte valitud diagrammi edasi lahkama.
  • Alama astme diagramme on mõtekas siis joonistama hakata, kui probleemi põhjus pole ikka veel piisavalt selge või soovid lihtsalt oma suurimaid sümptomite gruppe edasi lahata. Juhul kui sa näiteks teed mänguautosid ja oled leidnud, et üks peamistest esinevatest probleemidest on vilets värvikvaliteet. Tekib küsimus, kas see probleem esineb ühtemoodi nii sinistel kui ka punastel autodel? Kas see probleem esineb ühtlaselt veoautodel ja sõiduautodel? Pane edasi kuni probleem on tõepoolest lõpuni läbi uuritud.
    Nüüd oled sa probleemi põhjusele jõudnud väga lähedale ja rohkem ma andmetega ei mängiks – lõppeks on sul ka elu ja aeg jookseb. Nüüd tuleb võtta oma ülitäpsed hüpoteesid ja minna vaatama, mis tegelikult toimub ning asuda tegutsema probleemide lahendamisele.

Selline lähenemine põhjuste väljaselgitamisse on oluliselt pikemaajalisem kui näiteks ajurünnaku läbiviimine. Selle eelis on see, et peale kogu seda andmetega mängimist jõuad sa põhjusele väga lähedale. Kui sa oled aga põhjusel väga lähedal, siis tõenäoliselt vaev, mis sa nägema pead selle kõrvaldamiseks on üksnes vormistamise küsimus.


Pareto diagrammi koostamine vastavalt probleemi põhjustele

Sul on võimalik vältida suuremat osa seda numbritega mässamist ja ääri-veeri probleemidele lähenemist. On olemas natuke lõbusam ja loomingulisem lähenemine.

  • Võta oma spetsialistide seltskond kokku ja ajurünnaku käigus nimetage kõik probleemid, mida teate või arvate teadvat. Lisaks vaadake sisemisi aruandeid, kliendikaebusi ning mida iganes, mis teile ideede kvantiteeti juurde tekitab.
  • Grupeerige sümtomid vastavalt ühistele põhjustele. Joonistage Ishikawa diagramme, küsige 5x miks või mis iganes muid juurpõhjuse selgitamise meetodeid te kasutada soovite.
  • Pange igale põhjusele skoor – tähtsus ärilistest eesmärkidest lähtuvalt. Kas suur esinemissagedus on oluline? Äkki on oluline põhjuste otsene maksumus firmale? Võib-olla suudate hinnata otseseid ja kaudseid kulusid? Alati on ju võimalik lasta grupil hääletada? Tegelikult mida iganes – otsustage ise ning joonistage seejärel oma Pareto diagramm ning asuge probleemiga tegelema.


Pareto printsiip on üks võimsamaid meetodeid otsustamaks, millega on vaja tegeleda ja millega mitte. Ma ei ole kunagi olnud suure hulga probleemide korraga lahendamise poolt. Ma olen seda proovinud ja leidnud, et 70% aurust läheb tühja. Midagi nagu juhtub ka, kuid enamus ajast on lihtsalt üks tühi töö ja vaimu närimine. Samas pole vähem motiveerivat asja kui tühi töö. Pareto diagramm aitab anda tööle sisu ning see teeb töö asjaosalistele märksa lõbusamaks.

Sarnased postitused:

 

38 ideed probleemi lahendamiseks vähem kui tunni ajaga

26 Jan

Kui mure suur ja lahenduste koha pealt ideid napib, siis tee koosolek. Jeeeee, koosolek!!!! Töötab alati.

Aga sa tee selline koosolek millest kasu ka on – kus keegi ei räägi

Kõlab nagu halb nali aga tegelikult tahtsin rääkida ühest võimsaimast ideede genereerimise meetodist, mida on võimalik oma silmaga näha. 38 ideed on tegelikult selle meetodi puhul vilets tulemus ning pigem näitab minu asjatundmatust seda ettevalmistada ja läbi viia. Ühesõnaga38 ideed ja ürituse võib lugeda läbikukkunuks (peaaegu).

Meetodi nimi on 6-3-5 ja maakeeli tähendab 6 inimest grupis, igaühel ees leht. Viis minutit aega, et kirjutada lehele 3 ideed. Seejärel antakse leht edasi.

Reeglid on lihtsad ja tüüpilised ajurünnakule:

  • Ideid korrata ei tohi;
  • Ideid kritiseerida ei tohi (see ju ajurünnak);
  • Ideid võib kombineerida ja edasi arendada.

Idee poolest valitseb ruumis vaikus, ei räägita, ei kommenteerita.

Torm saabub peale vaikust

Tiia Tammaru õpetas, et ajurünnakust on kõik välja pigistatud siis, kui vaikus tekib kolmandat korda. Senikaua seisa grupi ees, naerata ja julgusta edasi mõtlema. Ära anna alla, vahet pole kui kurba nägu sulle tehakse. Visadus viib sihile.

38 ideed, mida nendega peale hakata?

Nendest saab 2-3 välja valida. Näiteks hääletamise teel – kõik ajurünnakus osalenud saavad valida kolm ideed ja anda neile punkte – kontrastsuse huvides näiteks 9, 3 ja 1. Ellu viiakse need ideed, mis saavad kõige rohkem punkte.

Mina tegin seda aga enne tegin väikese tsensuuri. Ma jagasin ideed nelja kasti, kahe tunnuse alusel – elluviimise keerukus ning elluviimise maksumus. Lihtsad ellu viia ja vähemaksvad asjad on madalalt rippuvad viljad – tee ära ja saad kiire tulemuse. Rasked ellu viia ja palju maksvad asjad võid esialgu kõrvale jätta, eriti siis kui nad ei luba ka intressiga tagasi teenida. Vahepealsed kombinatsioonid – saad ise otsustada, kas nendega tegeleda praegu või lükata edasi.

Vanajumal aga armastab head nalja ning pool aastat hiljem oli 3 ideed 18’st, mille lahterdasime keerukateks ja palju maksvateks, elluviidud. Lihtsatest ja odavatest projektidest oli tehtud tervelt 1 (kokku oli neid ~5). Kuidas see nii läks, ma pole siiamaani aru saanud.


Kui sa tahad 635 blanketti, siis võta siit: 635 ajurünnaku blankett

Sarnased postitused:

 

Andmekogumisvormide erinevad tüübid

26 Jan

Andmekogumisvorme on igasuguseid. Sõltuvalt sellest, mida parasjagu vaja teada on, saab neid ühte ja teistpidi konstrueerida ja kombineerida. Nende kasutamine võib sulle anda informatsiooni kuskohas ja mis juhtub, milline on juhtumiste sagedus, milline on varieeruvus. Vormid aitavad sind ka lahenduste väljatöötamisel.

Andmekogumisvormide erinevad tüübid:

  1. Defekti või põhjuse andmekogumisvorm. Nagu nimigi ütleb sobib defektide või põhjuste kaardistamiseks, et teada saada mis kõige levinum on. Näiteks kui probleemiks on töölehtede ebakorrektne täitmine tööde vastuvõtja poolt, siis võib proovida vaadata, milles kõige enam eksitakse. Küllaltki suvalise iseloomuga näidis:
  2. Andmekogumise vorm esinemistiheduse näitamiseks. See on mõeldud visuaalse pildi andmiseks protsessi varieeruvusest ning keskmistest. Teoreetiliselt saab sellest edasi teha histogrammi ja vaadata ka jaotumist.
  3. Andmete fikseerimise leht. Vajalik siis kui on vaja fikseerida mingeid väärtusi aja jooksul. Näiteks temperatuur, voolupinge vmt parameeter hilisemaks andmetöötluseks.
  4. Kinnitus kontroll-leht (checklist). Kasutatakse selleks, et töötajal ei jääks midagi kahe silma vahele. Sisuliselt pannakse kriitilised tegevused kirja ning töötaja peab igaühe juurde märkima, et on selle teinud. Kriitilised tegevused võivad olla suunatud mingite levinumate kvaliteediprobleemide välistamiseks või siis veendumaks, et ohutusnõudeid on järgitud.
  5. Kontsentratsiooni diagramm. Kõige tüüpilisem näide kontsentratsiooni on näiteks tööohutuse uurimine (muidugi juhul, kui õnnetusi on palju olnud). Võta oma hoone või ruumi skeem ja märgi peale kuskohas õnnetused on toimunud. Kas kuskil tekivad suuremad kobarad ristidest? Suurepärane abimees, kui üks hüpoteesidest on see, et töökeskkond põhjustab mittevastavusi või õnnetusi. See võib olla vilets valgustus, ohtlik trepiaste, müra või jumal teab mis.
  6. “Saateleht”. Väga mitmekülgset infot pakkuv andmekogumisvorm. Tähendab seda, et tootega pannakse kaasa leht, kuhu siis märgitakse igas protsessi etapis näiteks inspektsiooni tulemused. Selliselt vormistatuna annab ta ennekõike informatsiooni selle kohta, kuskohas vead tekivad. Sinna peale aga võib märkida ka näiteks protsessi algus ja lõpuaja ning sa saad teada nii seda, kui kaua protsessi etapid aega võtavad kui ka seda, kui kaua pooltoodang vahepeal “järjekorras” seisis.


Andmekogumisvormid ei ole ainult kvaliteediprobleemide mõõtmiseks. Mina kasutasin esinemistiheduse ja defekti andmekogumisvormide kombinatsiooni oma protsessi tasakaalustamise projekti juures. Mõõtsin protsessietappi kiirust ja samal ajal õnnestus fikseerida ka mittevastavusi.

Saatelehte olen ma kasutanud ooteaegade kaardistamiseks. Checklist on üks peamistest tööriistadest nii töö standardiseerimisel kui ka probleemide ennetamisel. Kontsentratsiooni diagrammi saad lisaks ruumiskeemidele kasutada ka oma tootevisandil – näiteks märkimaks, kuskohas esineb kõige rohkem vigasid.

Võta omale 5 minutit ja tee erinevad andmekogumisvormid omale selgeks – leheke paberit võib su organisatsiooni jaoks olla kasulikum kui 10 raamatut. 🙂

Sarnased postitused:

 

Andmekogumisvormide ehk kontroll-lehtede koostamine

21 Jan

Jätkan Kauro Ishikawa 7 lihtsa kvaliteedijuhtimise tööriistade tutvustamisega. Sedakorda vaatame erinevaid tööriistade gruppi, mida nimetatakse andmekogumisvormideks. ASQ on neid ristinud veel defektide kontsentratsiooni diagrammiks. Põhimõtteliselt vahet pole kuidas nimetada, asja sisuks on andmete kogumine seal, kus töö toimub ning eeldatavasti vähima võimaliku vaevaga.

Mida silmas pidada ja mis sest kõigest tolku on

Enne kui nende koostamisest rääkima hakata, siis andmete kogumisel on üks väga hea eelis – kui sa pole harjunud tööoperatsioone mingi pikema aja jooksul jälgima, siis see on sinu kuldne võimalus sellega algust teha. Kohati tundub, et paar tundi töö jälgimist võib anda väärtuslikumat informatsiooni kui ükskõik milline koosolek, ajurünnak või andmetega žongleerimine.

Nüüd rääkides protsessist kuidas andmeid koguda, siis esimene kuldreegel on, et tee oma vorm või kontroll-leht iga probleemi lahendamiseks uuesti. Kunagi ära kasuta mingit asja, mis tundub olevat sobilik.  See väike ajaline investeering hoiab sul hiljem kokku märksa rohkem aega ja vaeva kui mingi “ah-käib-kah” kähmaka kasutamine.

Aga milleks üldse andmeid koguda? Peamine põhjus on selles, et on vaja teada. Enne mõõtmisi on tegemist lihtsalt mingite müütide ja arvamustega. Vaieldakse, arvatakse, mõeldakse ja arutatakse, kuid tegelikult midagi ei teata. Rusikareegel – kui asi kisub targutamiseks, siis asu mõõtma. Pane paika algusseis, kontrolli võimalikke seoseid, tööta välja plaan ja tee ära. Ja siis mõõda uuesti. Nüüd sa tead, mis tegelikult toimub. Sa tead, mis aitab ja mis mitte. Saad planeerida parendusi ja jätta lootmine, et küll läheb paremaks. Sa tead, et läheb paremaks ning sa tead, mida sa selleks tegema pead.

Kuidas andmekogumisvormi koostada

Kõige lihtsam ja kiirem moodus andmekogumisvormi koostamiseks:

  1. Määratle probleem. Alguspunktina sobib väga hästi põhjus-tagajärg diagrammi koostamine oma meeskonnaga. Seejärel vali põhjus(ed), mille kohta vajad täpsemat informatsiooni. Vaata ka postitust põhjus-tagajärg diaframmi koostamiseks: Ishikawa diagramm
  2. Töötage välja hüpoteesid. Enne edasiminemist tuleb leida vastused järgnevatele küsimustele. Miks see probleem eksisteerib? Millised faktorid mõjutavad seda? Näiteks: kas erinevus tuleb inimeste vahel? Kas erinevust võiks põhjustada üks-teine või kolmas parameeter? Kui me kasutame protsessis näiteks vett, siis kas vee karedus mängib rolli? Aga temperatuur? Aga happelisus-leeliselisus? Aga …? Põhimõtteliselt mõelge välja, mida te täpsemalt teada tahate ning milliseid hüpoteese kontrollida soovite.
  3. Määrake mõõtühikud. Millistes mõõtühikutes mõõta saate? Millistes mõõtühikutes teil andmeid vaja on? Kui mõõtjaid saab olema rohkem kui üks, siis märkige mõõtühikud kindlasti vormile, see aitab hilisemaid jamasid oluliselt vähendada.
  4. Tehke valmis esimene versioon. Nüüdseks on sul teada praktiliselt kogu informatsioon, mida vaja, et teha valmis vormi esimene versioon. Planeeri esimesse vormi märkuste lahter või siis kategooria “muud”. See tuleb kasuks pilootmõõtmistel ettenägematute asjade ülesmärkimiseks.
  5. Tehke pilootmõõtmine. Mine ja katseta. Täpsed tulemused ei ole praegusel üldse olulised. Eesmärk on täiustada oma vormi. Ära unusta mõõtmismeeskonda korrektselt instrueerida – on mõtetu aega kaotada ebapiisava suhtlemise tõttu. Võib täiesti kindel olla, et erinevaid arusaamu esineb ka seal, kus see tundub ilmvõimatu olevat. Käige protsess läbi ja lahendage kõik tekkivad küsimused.
  6. Tehke parandused. Kas sul oli piisavalt ruumi info märkimisel? Vajadusel vähenda infovälja või eralda rohkem ruumi. Kas enamus mõõtmistulemusi läksid kategooriasse “muud”? Milliseid märkusi tehti proovimõõtmiste käigus? Võta kindlasti tagasisidet ka mõõtjate käest – mida nähti, mida tunti, mida arvati. Korrigeeri oma vormi.
  7. Alustage oma mõõtmisi. Nii lihtne see ongi.


Andmete kogumine ja analüüs on ainus võimalus midagi teadlikult paremaks teha. Võib loota, et asjad muutuvad. Võib lõpmatuseni arutleda kes peaks tegema ja mida peaks tegema. Võib tuutuda oma edust, milles keegi alati kindel pole. See kõik on aga ebavajalik, kui sa saad võtta kontrolli sündmuste üle enda kätte, määratleda parendusvõimalused ning seada uued eesmärgid ning saavutada need. Sa tead, kus sa oled, sa tead kuhu sa edasi liigud. Sa tead, mida sa saavutanud oled. Selleks kõigeks pead sa aga natukene mõõtma 🙂

Ma räägin erinevatest andmekogumisvormidest siin: Andmekogumisvormide erinevad tüübid

Sarnased postitused:

 

Ishikawa ehk kalaluu diagramm

11 Jan

Järgnevalt käsitlen kõiki 7 klassikalist kvaliteedijuhtimise tööriista. Alustame põhjus-tagajärg ehk Ishikawa ehk kalaluu diagrammist.

Alustuseks üks täiesti ok video Ishikawa diagrammi joonistamise kohta:



Ishikawa diagrammi koostamine samm-sammult:

  1. Defineeri probleem,
  2. Identifitseeri võimalikud põhjused,
  3. Tööta välja võimalikud lahendused.


Asja ilmselge kasutegur on, et julgustab mõtlema natuke laiemalt ja tihtipeale ka väljaspool raami. On tegelikult küllaltki üllatav kui lai kalaluu diagramm suudetakse esialgsest n.ö. ühe põhjusega probleemist joonistada. Ma arvan, et parim kvantitatiivne tulemus oli ligikaudu 20 erinevat probleemipõhjust. Ning probleemja ka selle lahendus  tundus ajurünnaku alguses kõigile osalejatele ilmselge.

Ishikawa diagrammi joonistamisel tasub arvestada:

  1. Seda võib olla raske lugeda. Võib-olla on probleem selles, et jaapanlased loevad vasakult-paremale ja seega on ka kalaluu diagramm eestlaste jaoks “tagurpidi”.
  2. Võta võimalikult suur paber või tahvel, kasuta harilikku pliiatsit või märkmelehti. Väga tüüpiline on, et kõige rohkem faktoreid tuleb sinna kategooriasse, mille jaoks sa jätsid paberil kõige vähem ruumi. Minu arvates parim abivahend on esialgse puu joonistamiseks tahvel ja vildikad. Hästi sobib ka A3 paber ja ports märkmelehti, mida saab siis rebida ja tükeldada ning oma suva järgi ümber tõsta kui vajadus tekib. Üldjuhul ma hoiduks arvutikasutamisest üldse. Käsitsi tehtud, hästi tehtud.
  3. Tõlgendamine ja analüüs. Mitte kõik probleemid, mis ajurünnaku ajal välja tuuakse, ei ole päriselt probleemid. On lihtsalt üks ports hüpoteese, kuid reaalselt pole tõestatud midagi. See diagramm on peale ajurünnakut just see, mis ta on – hüpoteeside kogum, mida on vaja kontrollida. Ei ole mõtet esialgse diagrammi juurde jääda. Põhjuseid on vaja kontrollida ning see tähendab mõõtmisi ja analüüsi.


Kokkuvõtteks võib öelda, et Ishikawa diagrammi on hea kasutada, kui meeskond on probleemi lahendamise algusfaasis ning domineerib mingi ühefaktoriline nägemus probleemi põhjusest. Sa pead olema ettevaatlik tehtud diagrammi usaldusväärsuses – alati peab üle kontrollima, kas päris elus ka asjad nii on nagu nad paberile kirja said. See on üksnes vaheetapp probleemi lahendamises, mitte lõppeesmärk.

Alternatiivina võiks mõelda probleemipuu (problem tree analysis) kasutamisele.

Sarnased postitused: