RSS
 

Archive for the ‘Juhtumid, kaasused’ Category

38 ideed probleemi lahendamiseks vähem kui tunni ajaga

26 Jan

Kui mure suur ja lahenduste koha pealt ideid napib, siis tee koosolek. Jeeeee, koosolek!!!! Töötab alati.

Aga sa tee selline koosolek millest kasu ka on – kus keegi ei räägi

Kõlab nagu halb nali aga tegelikult tahtsin rääkida ühest võimsaimast ideede genereerimise meetodist, mida on võimalik oma silmaga näha. 38 ideed on tegelikult selle meetodi puhul vilets tulemus ning pigem näitab minu asjatundmatust seda ettevalmistada ja läbi viia. Ühesõnaga38 ideed ja ürituse võib lugeda läbikukkunuks (peaaegu).

Meetodi nimi on 6-3-5 ja maakeeli tähendab 6 inimest grupis, igaühel ees leht. Viis minutit aega, et kirjutada lehele 3 ideed. Seejärel antakse leht edasi.

Reeglid on lihtsad ja tüüpilised ajurünnakule:

  • Ideid korrata ei tohi;
  • Ideid kritiseerida ei tohi (see ju ajurünnak);
  • Ideid võib kombineerida ja edasi arendada.

Idee poolest valitseb ruumis vaikus, ei räägita, ei kommenteerita.

Torm saabub peale vaikust

Tiia Tammaru õpetas, et ajurünnakust on kõik välja pigistatud siis, kui vaikus tekib kolmandat korda. Senikaua seisa grupi ees, naerata ja julgusta edasi mõtlema. Ära anna alla, vahet pole kui kurba nägu sulle tehakse. Visadus viib sihile.

38 ideed, mida nendega peale hakata?

Nendest saab 2-3 välja valida. Näiteks hääletamise teel – kõik ajurünnakus osalenud saavad valida kolm ideed ja anda neile punkte – kontrastsuse huvides näiteks 9, 3 ja 1. Ellu viiakse need ideed, mis saavad kõige rohkem punkte.

Mina tegin seda aga enne tegin väikese tsensuuri. Ma jagasin ideed nelja kasti, kahe tunnuse alusel – elluviimise keerukus ning elluviimise maksumus. Lihtsad ellu viia ja vähemaksvad asjad on madalalt rippuvad viljad – tee ära ja saad kiire tulemuse. Rasked ellu viia ja palju maksvad asjad võid esialgu kõrvale jätta, eriti siis kui nad ei luba ka intressiga tagasi teenida. Vahepealsed kombinatsioonid – saad ise otsustada, kas nendega tegeleda praegu või lükata edasi.

Vanajumal aga armastab head nalja ning pool aastat hiljem oli 3 ideed 18’st, mille lahterdasime keerukateks ja palju maksvateks, elluviidud. Lihtsatest ja odavatest projektidest oli tehtud tervelt 1 (kokku oli neid ~5). Kuidas see nii läks, ma pole siiamaani aru saanud.


Kui sa tahad 635 blanketti, siis võta siit: 635 ajurünnaku blankett

Sarnased postitused:

 

Kuidas probleemi defineerides leida firmale 1+ miljonit EEK’i.

22 Jan

Oma kogemuse põhjal julgen väita, et suudaksin igas ettevõttes, kus mitte kunagi pole kulude peale teadlikult mõeldud, vähendada ressursside kulu suuremate probleemideta poole aastaga kuni 50%. Ettevõttes, kus aeg-ajalt on teemale tähelepanu pööratud, võiks oodata tulemust 5-20%. Rahalises mõttes võib see tähendada kümneid tuhandeid või ka miljoneid kroone aastas. Seksikas.

Minu esimene katsetus kuue sigmaga sündis lähteülesandest vähendada drastiliselt kulusid. Kasutades Paretot diagrammi tundus kõige mõistlikum olevat keskenduda ühele suurimale kuluallikale – veekulu. Taustainformatsiooni niipalju, et ettevõttes oli sertifitseeritud keskkonnajuhtimise süsteem toiminud juba 10+ aastat ning oli ka päriselt hoitud toimivana.

Probleemi defineerimine

Asja kallale – veesüsteem oli küllaltki keeruline, kuid mitte kindlasti mitte kõige keerukam asi maailmas. Igatahes päris umbes ja puusalt tulistades ei tundunud kulude vähendamine selles süsteemis võimalik ning proovisin läheneda DMAIC lähenemisega. Esimene samm: defineerimine. Probleemi defineerimine kuue sigma maailmas koosneb:

  • Projekti ülevaate (project charter) kirjutamine. Selle koostamine on küllaltki lihtne, kuid aitab sul edaspidi säilitada fookust. Samamoodi abistas see ühtlase info andmisel kõigile asjaosalistelesee on väga oluline.
  • Kinnita probleem ja eesmärgid. Peamine küsimus siinkohal on, kas probleem on päriselt ka olemas, kas ta on olulie ärile ja sise- või välisklientidele. Minu jaoks oli siinkohas probleemi defineerimine läbi erinevate vaatenurkade kõige põnevam. Äri seisukohalt on väga lihtne öelda, et kasumi suurendamine on oluline aga miks? Kasumile muu funktsiooni leidmine kui bosside suuremad boonused on ülioluline hiljem, kui meeskonnale vaja probleem “maha müüa”. Arvesta ka sellega, et leiad hoopis rohkem huvigruppe kui alguses üldse oodata oskasid – neil kõigil on probleemist omamoodi arusaam ja ka erinevad eesmärgid.
  • Kontrolli üle võimalik rahaline võit. Kindlasti on olemas mingisugune pinnapealne finants- ja operatsiooniline informatsioon, mille põhjal sa saad teha mingeid esialgseid oletusi. See on oluline sellepärast, et inimese instinkt paneb ta tegutsema asjadega, mida ta teha oskab. Alati pole see aga see, millest on võimalik enim kokku hoida või teenida. Veekulu vähendamise projektis oli meil üks n.ö. “lemmiktegevus”, mis tundus kõigile loogiline ja tulusaim, kuid peale mõningat andmete töötlemist selgus, et rahalises mõttes puudus sellel igasugune mõte – kokkuhoid oli võimalik ainult ideaalses maailmas ja ka siis oli see liiga väike.
  • Loo protsessikirjeldused ning määratle piirid. Sinu peamised abimehed siin on SIPOC diagramm ning muud erinevad protsesside kaardistamise moodused. Ideepoolest on see ka hea võimalus joonistada väärtuse loomise kaart (value stream map). Veekulu mõõtmisel kasutasime ohtralt veel tehnilisi jooniseid – kust vesi tuli ja kuhu ta läks. See oli minu jaoks küllaltki kriitiline, sest tegelikult tean ma veevärgist samapalju kui lehm piimaautost.
  • Loo kommunikatsiooni plaan. Täitsa ausalt ütlen, et mingit keerulist plaani polnud – rääkisin n.ö. huvigruppidega pidevalt ja eraldi plaani polnud vaja.
  • Arenda projekti tegevuskava. Pane paika tähtajad, eelarve jmt.


Kuidas kõigest sellest aga reaalne kokkuhoid teha?

Probleemi selliselt defineerides ja täpsustades juhtus nii mõndagi. Peamine väärtus on suhtlemine erinevate huvigruppidega, et teada saada nende perspektiivi. See annab sulle tead hoiakud, mured ning arusaamad probleemist. Seda kõike teades saad sa juhina hakata nende hoiakute muutmisega tööle rõhutades probleemi tähtsust ning seletades lahti mida see teiste jaoks tähendab või siis mis selle äriline mõte on.

Juhtus ka see, et probleemi defineerimise lõppedes oli meil selge kaks asja – kulusid saab vähendada nii üldkulu vähendamisega kui ka veehinna vähendamisega. Veehind selle ettevõtte jaoks sõltus reovee kvaliteedist ning seda sai muuta. Vee üldkulu vähendamiseks oli juba huvigruppidega suhtlemisel ning erinevate skeemide joonistamisel tekkinud 7-8 veekulu põhjuste peamist hüpoteesi, mida me siis mõõtmise faasis kontrollima asusime. Igatahes oli see natuke teistsugune lähenemine probleemi põhjuste defineerimisele kui tüüpiline ajurünnaku käigus Ishikawa diagrammi joonistamine.

Kui kõik hüpoteesid on kontrollitud ja probleem pole ikka vee selge…

Me kontrollisime oma hüpoteesid ja suutsime saavutada mingisuguse piiratud edu, kuid olime seatud eesmärkidest ikka veel kaugel. Me kontrollisime teoreetilist veekulu korduvalt ning kõrvutasime seda mõõdetud numbritega, kuid vahed jäid ikka veel uskumatult suureks. Puudu tuli ka hüpoteesidest – neid ei suuda sa ju ka lõpmatuseni genereerida.

Olles välistanud kõik võimaliku, jõudsime me tagasi sinnakohta, kus ainus loogiline lahendus sai olla üks – meie sissetuleva vee mõõtja näitas aiateibaid. Hüpotees leidis peale mõõtja vahetamist ka kinnitust. Kui suurt kahju oli see aastate jooksul tekitanud ei saa me kunagi täpselt teada, kuid rõhutab siiski väga kenasti mõõteriistade kalibreerimise ohjamise olulisust. 🙂

Defineerimisest üksi jääb väheks

Kuigi ma pean edu saladuseks rahulikku ja põhjalikku tööd probleemi defineerimise faasis, siis samavõrra olulised olid tegelikult ka järgnevad mõõtmiste ja analüüsi faasid. Mis seal salata, ka hilisemad tegevused ja nende tulemite kontroll olid olulised. Kuigi ma pealkirjas puhtalt intriigi mõttes tõin välja defineerimise faasi, siis tegelikult on olulised kõik faasid. Täpsemalt – oluline on, et sa neist ühtegi vahele ei jätaks. Probleemi mõistmine ja defineerimine on aga tegevus, mida kiputakse väga tihti vahele jätma. Probleem on ju ilmselge! Oled sa kindel? 🙂

Sarnased postitused:

 

“Tee kiiremini, tee kvaliteetsemalt!”

25 Oct

Teoreetiliselt tundub ju, et kui öelda inimestele, et töötage kiiremini ja kvaliteetsemalt, siis peaks midagi juhtuma. Kui ei juhtu, siis laseme lahti või midagi taolist.

William Deming niimoodi ei arvanud. Üks tema kuulsast 14 lähtekohast kõlas: “Elimineerige loosungid ning jätke kõlavad eesmärgid tootlikkuse suurendamisest. Sellised asjad loovad ainult konfliktseid suhteid inimeste vahel sellepärast, et madala kvaliteedi ja tootlikkuse põhjused asuvad süsteemis. Seega ei ole võimalik töötajatel neid lahendada”.

Nii või naa sai seda siiski tehtud, sest lihtsuse ja kiiruse kiusatus sai minust võitu. Vaatame nüüd tulemusi natuke lähemalt.

Valim1 suurus oli 191, valim2 oli 201. Keskmine1 oli 393, keskmine2 tervelt 1 punkti suurem ehk siis 394. Selle järgi oli areng tervelt 2,5 promilli. Vaatame korraks ka histogramme ja hajuvust mõlemal juhtumil (andmete suurused, vahemikud ja suurusjärgud muudetud, jaotuse enda proportsioonid on paigas, muu mitte).



Mis siin ikka öelda – küllaltki ootuspärane normaaljaotuse sarnane jaotus.



Küllaltki kahtlane lugu – olemas on nagu mingi normaaljaotuse sarnane värk, kuid kaks kõige parempoolsemat tulpa paistavad viitavat veel millelegi. Aeglasemad ja kiiremad töötajad teevad põhimõtteliselt midagi teistmoodi – ei ole nagu ühed teevad tööd ja teised mitte. Võiks ju veel suruda ja lubada keegi lahti lasta, kuid mul on hirm, et siis saangi numbreid ja ma pole kindel, kas ma seda ikka tegelikult tahan.


Mida ma tegelikult tahtsin öelda on see, et lihtsat ja kiiret teed kõrgema tootlikkuse ning kvaliteedi juurde ei ole. Tööd on vaja teha juurpõhjustega ning just seda ma kavatasen ka edaspidi teha.


Kas on võimalik, et ühed ongi aeglasemad kui teised? Kindlasti on võimalik, kuid normaaljaotuse peaks saama siiski keskele poole kokku. Võib-olla saab ka tervikuna paremale nihutada.Võib-olla ka, et tehakse teistsuguseid otsuseid. Või kasutatakse tööaega teistmoodi. Või tehakse tühje liigutusi. Või …. mida iganes. Juurpõhjuste analüüs peab andma vastuse. Mis see on, ei tea veel. Kui on soovitusi ja nõuandeid, siis kuulan tähelepanelikult 🙂


Sarnased postitused: